Информационные технологии в профессиональной деятельности - Елена Михеева

Елена Викторовна Михеева

Информационные технологии в профессиональной деятельности

Учебное издание

ПРЕДИСЛОВИЕ

Направление применения в профессиональной деятельности информационных технологий (Informati on Technologies, IT, ИТ) и средств коммуникации занимает особое место в подготовке специалистов. Информационные технологии уже изменили мир и продолжают играть ключевую роль в его дальнейшем преобразовании. Без компьютеров и ИТ нам уже не обойтись, и люди, в них разбирающиеся, везде нарасхват. В наш цифровой век сопротивляться компьютеризации общества бессмысленно, а раз так, миру требуется все больше и больше специалистов, владеющих информационными технологиями.

Помимо специалистов, для которых компьютер является профессиональной сферой деятельности, существует множество специалистов, чья эффективная деятельность уже не мыслится без применения современных информационных технологий.

Для плодотворного применения персонального компьютера в профессиональных областях деятельности, скажем в бизнесе или управлении, пользователю следует знать, что означают распространенные термины «бит», «байт», «файл» и прочие. Обязательно надо уметь работать с операционной системой Windows, а также владеть технологиями подготовки текстовых и мультимедийных документов. Специалисту непременно следует освоить работу с электронными таблицами и базами данных, что позволит автоматизировать утомительные расчеты и облегчить нелегкую работу с массивами информации на современном предприятии.

Кроме того, следует уметь пользоваться специализированными профессиональными программами, которых на сегодняшний день создано великое множество.

В последнее время Интернет превратился из необычной игрушки в необходимый и полезный инструмент, так что специалистам обязательно надо научиться работать с ним. И, конечно, надо уметь защищать свою информацию.

Все эти темы рассматриваются в данной книге. Мы поговорим о самых разных вещах, но объединяются они одной большой актуальной для нашего времени темой – информационные технологии.

Информационные технологии в своем развитии прошли несколько этапов. До второй половины XIX в. основу информационной технологии составляли перо, чернильница и бухгалтерская книга. Коммуникация (связь) осуществлялась путем отправления пакетов (депеш). Продуктивность информационной обработки была крайне низкой: каждое письмо копировалось отдельно вручную, а для принятия управленческих решений не было никакой финансовой информации, кроме счетов, обрабатываемых также вручную.

На смену ручной информационной технологии в конце XIX в. пришла механическая. Изобретение пишущей машинки, телефона, диктофона, модернизация общественной почты – все это послужило базой для принципиальных изменений в технологии обработки информации. Механическая технология проложила дорогу к реформированию организационной структуры существующих учреждений.

Начало ХХ в. характеризуется появлением электрических технологий, основанных на широком использовании электрических пишущих машинок, копировальных машин на обычной бумаге (тип ксерокса), портативных диктофонов. Они улучшили учрежденческую деятельность за счет повышения качества, количества и скорости обработки документов.

Появление во второй половине 60-х гг. ХХ в. больших производительных ЭВМ позволило сместить акцент в информационной технологии на обработку не формы, а содержания информации. Это было началом формирования электронной, или компьютерной, технологии.

Появление персональных компьютеров – это революционный прорыв на фронте развития информационных технологий. Компьютер является удивительно точным и своевременным ответом на потребность современного человека если не в постоянном, то в постоянно возможном доступе к информации и системам связи.

С каждым годом число людей, которым компьютер необходим, неуклонно возрастает. Он нужен уже не только на работе и дома, и нам уже иногда кажется, что так было и будет всегда.

Это учебное пособие написано для тех, кто хочет научиться эффективно использовать современные информационные технологии в профессиональной деятельности. При его написании автор постарался учесть типичные ошибки начинающего и уже имеющего определенный опыт работы пользователя.

Было приложено максимум усилий для создания пособия, дающего реальную практическую пользу и устойчивые навыки работы с различными программами. Кроме того, для привития навыков практической работы с профессиональными программными продуктами можно использовать «Практикум по информационным технологиям» того же автора, изданный в издательстве «Проспект».

ВВЕДЕНИЕ

За последнее десятилетие мощная лавина современных программных продуктов создала ситуацию, когда наиболее актуальным для большинства специалистов становится не классическое программирование, а умение пользоваться существующими информационными технологиями.

Несмотря на быстрое развитие технических и программных средств, обозначилась явная тенденция к стабилизации основных технологических подходов к обработке информации: функций клавиатуры и мыши, принципов организации и работы с файловой системой, обработки текстов, электронных таблиц, баз данных. Стандартизация пользовательского интерфейса в среде Windows значительно упростила общение с компьютером массы людей, которым ранее приходилось постоянно переучиваться при появлении новых программ.

Компьютер, компьютерные сети и их программное обеспечение являются фундаментом современных информационных технологий. Сегодня компьютер – и помощник в нашем бизнесе, и источник свежих новостей из «всемирной паутины» – сети Интернет, и средство мобильной связи, позволяющее с помощью электронной почты быстро передать и получить информацию.

Компьютер является цифровым устройством, значит, любая информация представляется в виде чисел.

Для записи чисел люди используют различные системы счисления. Система счисления показывает, по каким правилам записываются числа и как выполняются арифметические действия над ними.

Мы используем в обычной жизни десятиричную систему записи чисел, когда число записывается с помощью 10 цифр (0, 1…, 9). Для счета времени в часах используется двенадцатиричная система счисления, в минутах и секундах – шестидесятиричная система счисления. И это никого из нас не удивляет.

В компьютере для записи чисел используется двоичная система счисления, т. е. любое число записывается в виде сочетания двух цифр – 0 и 1. Почему? Просто двоичные числа проще всего реализовать технически: 0 – нет сигнала, 1 – есть сигнал (напряжение или ток).

И десятиричная, и двоичная системы счисления относятся к позиционным, т. е. значение цифры зависит от ее расположения в записи числа. Место цифры в записи числа называется разрядом, а количество цифр в числе – разрядностью числа. Разряды нумеруются справа налево, и каждому разряду соответствует степень основания системы счисления.

Минимальной единицей информации в компьютере является 1 бит – информация, определяемая одним из двух возможных значений – 0 или 1.

На практике используется более крупная единица информации – байт. Байт – это информация, содержащаяся в 8-разрядном двоичном коде: 1 байт = 8 бит = 23 бит.

В одном байте можно хранить целые числа (десятичные) от 0 до 255.

Для хранения действительных чисел используются ячейки из 4 или 8 байт. При этом число представляется в экспоненциальной форме: 275,986 = 0,275986 Е+3.

При хранении действительного числа в ячейке из 4 байт 7 бит занимает порядок числа, а 25 бит – мантисса.

Компьютер всегда округляет действительные числа, представляя их приближенно. Для уменьшения погрешности вычислений используют представление чисел с двойной точностью, когда число хранится в ячейках памяти из 8 байт.

Любая информация, кроме числовой, в компьютере кодируется, т. е. представляется в виде чисел. Каким образом осуществляется кодировка информации? Рассмотрим представление текстовой информации.

В одном байте можно хранить 256 различных чисел (от 0 до 255). Для того чтобы закодировать прописные и строчные буквы латинского алфавита, необходимо 52 числа, а для русского алфавита необходимо еще 66 чисел. Кроме того, необходимо закодировать различные знаки препинания и специальные символы. Таблица такой кодировки носит название таблицыASCП. Ее первая половина используется для хранения латинского алфавита и специальных символов, а вторая половина содержит символы псевдографики и буквы национальных алфавитов.

Для хранения больших объемов информации используются производные единицы измерения ее количества:

1 Кбайт = 1024 байт = 210 байт;

1 Мбайт = 1024 Кбайт = 210 Кбайт;