Информационные технологии и управление предприятием - Владимир Баронов

Исключительная сложность и профессионализация сферы информационных технологий требует привлечения широкого круга специалистов предприятия. В настоящее время практически все уровни управления предприятием вовлечены в процесс управления развитием информационных технологий. Основными факторами, определяющими ИТ-стратегию, являются:

• управление потребностями;

• управление ожиданиями.

В результате на предприятии необходимо добиться:

• прозрачной отчетности для процессов управления рисками и контроля за использованием информационных технологий;

• иерархической упорядоченности стратегии, политики и целей сверху вниз в пределах всего предприятия;

• организационной структуры, которая поддерживает выполнение ИТ-стратегии;

• измерения показателей выполнения работы на основе оценки деятельности, которые были получены благодаря использованию информационных технологий;

• концентрации усилий на тех аспектах, которые поддерживают бизнес-процессы, направленные на удовлетворение клиентов, и наиболее важных ИТ-процессах, повышающих эффективность предприятия;

• планирования и наблюдения за управлением активами информационных технологий, за рисками, проектами, клиентами и поставщиками;

• создать гибкое предприятие, которое опирается в своей деятельности на информацию и знания. Отличительные черты предприятий, на которых управление информационными технологиями является удовлетворительным:

– понимание того, что происходит в стране;

– использование знаний для организации обучения;

– осуществление инноваций в виде новых услуг и способов их предоставления;

– проведение быстрых изменений для того, чтобы вводить инновации;

– четкие стратегии привлечения внешних ресурсов.

Основной вопрос заключается в том, находятся ли инвестиции в информационные технологии данного предприятия в соответствии с его стратегическими целями. То есть поддерживает ли ИТ-стратегия общую стратегию предприятия? Это означает, что между текущей деятельностью предприятия, текущими действиями в области информационных технологий и стратегией предприятия существует соответствие. Связь стратегии предприятия с ИТ-стратегией показана на рис. 4.3.

Выбор ключевых показателей

Отдельным вопросом является выбор ключевых показателей результативности (КПР). Он должен позволять:

• оценивать степень концентрации предприятия на потребителях;

• определять изменение эффективности процессов;

• проводить анализ существующих возможностей обучения, а также роста предприятия.

На рис. 4.4 показана структура ключевых показателей результативности.

Рис. 4.4. Структура КПР

Примерный список КПР:

• реальная доступность систем и услуг, повышение качества доставки услуг;

• отсутствие рисков, связанных с интегрированием технологий и конфиденциальностью персональных данных;

• доступ к необходимым широкополосным сетям, вычислительной мощности и механизмам доступа к информационным технологиям;

• выполнение требований по надежности и эффективности;

• соблюдение соответствия между реальными и плановыми затратами;

• разница между оцениваемой и реальной стоимостью;

• результативность персонала и моральный климат на предприятии;

• количество своевременных изменений, реализованных в процессах и в системах;

• повышение производительности (например, дополнительные преимущества на одного служащего, число клиентов и затраты на обслуживание одного клиента);

• рентабельность процессов и операций.

При управлении рисками, связанными с информационными технологиями, необходимо добиваться следующих целей:

• прозрачности влияния рисков на работу предприятия и четкость выбора политики предприятия по отношению к существующим рискам:

– деятельность в условиях рисков;

– работа в условиях полного отсутствия рисков;

• уверенности, что ответственность за управление рисками остается за правлением, при делегировании части своих функций дирекции;

• убежденности в том, что система внутреннего контроля за деятельностью предприятия охватывает процессы управление рисками;

• встраивания процессов управления рисками в деятельность предприятия и обеспечения быстрого реагирования на риски с немедленным информированием всех соответствующих уровней управления и с обязательным выполнением согласованных принципов распространения информации (что сообщать, когда, где и как).

Приведем перечень вопросов для оценки существующей практики управления рисками:

• Насколько критичными являются информационные технологии для поддержания деятельности предприятия? Насколько критичными являются информационные технологии для роста предприятия?

• Какие стратегические инициативы выполняет менеджмент, отвечающий за использование информационных технологий для поддержания и роста предприятия, и насколько они отвечают требованиям?

• Какие ИТ-активы существуют и как ими управляют?

• Достаточны ли для достижения стратегических целей предприятия соответствующие ИТ-ресурсы, инфраструктура и квалификация специалистов?

• Насколько четко предприятие определяет свою позицию по отношению к использованию информационных технологий: пионер, ранняя стадия внедрения, последователи или отстающие?

• Принимают ли участие ИТ-специалисты в изменениях предприятия и выборе стратегических направлений? Поддерживают ли изменения в пределах предприятия ИТ-практика и ИТ-культура?

• Проводит ли предприятие исследование технологий, процессов и перспектив, чтобы сформировать направления для будущего роста?

• Связаны и синхронизованы ли цели предприятия и информационные технологии?

• Ясно ли предприятие определило свою позицию по отношению к рискам: предотвращение рисков или действия в условиях риска?

• Проводится ли своевременная инвентаризация ИТ-рисков, релевантных по отношению ко всему предприятию?

• Что делается для того, чтобы управлять этими рисками?

• Как далеко заходит предприятие в стремлении уменьшить риски, и оправдываются ли соответствующие затраты получаемыми преимуществами от этого?

• Как предприятие строит свои отношения с другими организациями?

• Существует ли передовой опыт в данной отрасли, и как предприятие соотносится с ним?

• Что делает менеджмент для определения рисков?

• Насколько регулярно правление рассматривает риски, которые угрожают данному предприятию?

• Базируясь на этих вопросах, может ли предприятие утверждать, что оно учитывает в своей деятельности технологические риски?

• Насколько уверено правление в ответах, полученных на предыдущие вопросы?

• Осведомлено ли правление о самых последних разработках в области информационных технологий и использует ли знания о них при планировании развития деятельности?

• Являются ли информационные технологии регулярной темой обсуждения на правлении, и как это подкреплено структурными мероприятиями?

• Сообщает ли руководство о тех направлениях деятельности, в которых необходимо провести выравнивание с информационными технологиями?

• Осведомлено ли правление о потенциальных конфликтах между функциями подразделений предприятия и возможностями информационных технологий?

• Имеет ли правление свою точку зрения относительно того, как и сколько предприятия инвестируют в информационные технологии по сравнению с тем, как это делают конкуренты?

• Соразмерен ли уровень подотчетности руководителя службы ИТ важности информационных технологий для предприятия?

• Имеет ли правление четкую позицию по главным инвестициям в информационные технологии с учетом рисков и перспектив их возврата?

• Получает ли правление регулярные отчеты о продвижении главных ИТ-проектов?

• Регулярно ли правление обсуждает ИТ-риски, которые угрожают предприятию?

• Убеждено ли правление в том, что существующие ИТ-ресурсы, инфраструктура и квалификация персонала достаточны для того, чтобы обеспечить достижение стратегических целей предприятия?

• Предусматривает ли правление независимые оценки выполнения целей информационных технологий и сдерживания ИТ-рисков?

При реализации ИТ-стратегии основную роль в определении потребностей играет дирекция, а основную роль в управлении рисками – правление.

В своей работе дирекция использует такие инструменты, как бюджеты, планы, мониторинг текущих процессов. Правление должно решать при создании ИТ-стратегии следующие задачи:

• согласовывать ИТ-стратегию и стратегию предприятия;

• внедрять в практику прозрачные процедуры и объективные показатели того, что информационные технологии соответствуют стратегии предприятия (обеспечивая выполнение требований временных графиков и бюджета, содействуя росту функциональных возможностей и получению дополнительных преимуществ и т. д.);