Кадровое делопроизводство на основании Трудового кодекса Российской Федерации - Артем Сазыкин
Шрифт:
Интервал:
Закладка:
14. Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов.
Стаж работы, дающий право на другие льготы, установленные в организации, подсчитывается на основании локальных нормативных актов данной организации: коллективного договора, правил внутреннего трудового распорядка и др., в которых должны быть прописаны льготы, категории сотрудников, попадающих под данные льготы, условия их получения, порядок расчета стажа, необходимого для получения данной льготы.
15. Состояние в браке записывается и кодируется в соответствии со следующими возможными значениями согласно ОКИН:
1) никогда не состоял (не состояла) в браке – 1;
2) состоит в зарегистрированном браке – 2;
3) состоит в незарегистрированном браке – 3;
4) вдовец (вдова) – 4;
5) разведен (разведена) – 5;
6) разошелся (разошлась) – 6.
16. В составе семьи указываются только члены семьи с указанием степени родства. Ближайшими родственниками считаются отец, мать, сын, дочь, родной брат, родная сестра, лицо, на воспитании которого находился работник, и иные ближайшие родственники, проживающие совместно с работником.
17. Паспортные данные указываются в строгом соответствии с паспортом. Адрес места жительства записывается по правилам, изложенным в п. 14.
В случае неполучения трудовой книжки работником в день увольнения или его отсутствия на рабочем месте сотрудник кадровой службы именно по указанным адресам высылает по почте уведомления о необходимости явиться в отдел кадров за трудовой книжкой (или выразить согласие на отправку ее по почте) или запросы о местонахождении отсутствующего работника. Поэтому необходимо заполнять обе графы и адрес места нахождения по паспорту и фактический, а также номер телефона работника или ближайших родственников.
18. Основными документами, на основании которых заполняется раздел II «Сведения о воинском учете», являются:
1) военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) – на граждан, пребывающих в запасе;
2) удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, – на граждан, подлежащих призыву на военную службу.
На граждан, пребывающих в запасе:
1) п. 1 «Категория запаса» на офицеров запаса не заполняется;
2) п. 3 «Состав (профиль)» – заполняется без сокращения (например, «командный», «медицинский» или «солдаты», «матросы» и т.п.);
3) п. 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» – записывается полное обозначение (шесть цифр, например «021101» или шесть цифр и буквенный знак, например «113194А»);
4) п. 5 «Категория годности к военной службе» – записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограниченно годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория «А»;
5) в п. 7 «Состоит на воинском учете» заполняется (простым карандашом):
а) строка а) – в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний;
б) строка б) – на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.
На граждан, подлежащих призыву на военную службу:
1) п. 1 «Категория запаса», п. 3 «Состав (профиль)», п. 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» и п. 7 «Состоит на воинском учете» не заполняются;
2) п. 2 «Воинское звание» – делается запись «подлежит призыву»;
3) п. 5 «Категория годности к военной службе» – записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограниченно годные к военной службе), Г (временно не годные к военной службе) или Д (не годные к военной службе). Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу.
Заполнение пунктов, специально не оговоренных в Инструкции, производится на основании информации из перечисленных документов.
В п. 8 раздела II личной карточки гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка «снят с воинского учета по возрасту» или «снят с воинского учета по состоянию здоровья».
19. После заполнения разделов «Общие сведения» и «Сведения о воинском учете» работник подписывает личную карточку и проставляет собственноручно дату для подтверждения согласия с внесенными сведениями.
Также сотрудник кадровой службы ставит свою подпись, наименование должности и расшифровку подписи, подтверждая тем самым, что записи внесены им собственноручно на основании представленных документов.
20. Сведения о приеме на работу и переводах на другую работу заносятся на основании приказа (распоряжения) о прием на работу (формы Т-1 и Т-1а) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма Т-5). Специалист отдела кадров при заполнении этого раздела должен знакомить работника с внесенными записями под расписку.
При внесении сведений необходимо заполнять все графы таблицы. Сведения должны вноситься без сокращений.
21. При заполнении раздела 4 личной карточки «Аттестация» заполняются все графы:
1) указывается дата прохождения аттестации;
2) решение комиссии, например: «перевести на должность», «отправить на повышение квалификации» и т.д.;
3) ссылка на конкретный документ, как правило, это протокол по результатам аттестации с указанием его номера и даты;
4) графа «Основание» может быть незаполненной, или в ней может быть указан приказ организации о направлении сотрудника на аттестацию, и/или приказ об утверждении результатов аттестации.
22. Данные о повышении квалификации записываются на основании документов, представляемых при приеме на работу либо поступающих из отдела подготовки кадров. В этом разделе указываются:
1) даты начала и окончания обучения;
2) вид повышения квалификации;
3) наименование учебного заведения (институт повышения квалификации министерства /ведомства/, факультет повышения квалификации при высшем учебном заведении, факультет повышения квалификации при среднем профессиональном учебном заведении, институт усовершенствования, курсы повышения квалификации при министерстве /ведомстве/, курсы повышения квалификации при предприятиях, научно-исследовательских и проектно-конструкторских организациях, высших и средних учреждениях профессионального образования, институтах повышения квалификации и их филиалах;
4) вид документа (свидетельство, удостоверение);
5) графа «Основание» может быть незаполненной, или в ней может быть указан приказ организации о направлении сотрудника на повышение квалификации.
23. Аналогично в п. 20 заполняются сведения о профессиональной переподготовке, с указанием специальности (направления, профессии) по которой происходит переподготовка.
24. При заполнении раздела «Поощрения и награды» необходимо указать виды поощрения, применявшиеся к работнику (как на уровне организации, так и на уровне министерств и ведомств), а также следует перечислить государственные награды.
25. В разделе «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации. Основанием для внесения записей являются приказы о предоставлении отпусков.
При заполнении таблицы по отпускам на основании приказа вносится дата начала отпуска, дата окончания вносится только «де факто», после того как работник фактически вернулся из отпуска, т.к. в случае вызова сотрудника из отпуска или его прерывания, в графе «дата окончания» будет проставлена дата выхода сотрудника на работу, а не запланированная дата окончания отпуска по приказу.
В этой же таблице обязательно отмечается отпуск без сохранения заработной платы для подсчета стажа работы, дающего право на основной ежегодный оплачиваемый отпуск. Так как в случае предоставления работнику отпусков без сохранения заработной платы продолжительностью более 7 календарных дней расчетный период сдвигается на количество полученных отпускных дней.
26. В разделе «Дополнительные сведения» для полноты учета указываются: 1) сведения об обучении на очно-заочных (вечерних), заочных, экстернатных отделениях учреждений высшего и среднего профессионального обучения. Здесь следует проставлять даты поступления в образовательное учреждение и его окончание;
2) сведения о работающем инвалиде с указанием справки МСЭК, группы инвалидности и даты ее установления (изменения), причины инвалидности;
