Секреты приложений Google - Денис Балуев

Помимо простейших функций, доступных практически всем современным электронным таблицам, Google Spreadsheets (именно так звучит название Таблиц Google в оригинале) обладает набором уникальным особенностей. В умелых руках они превращаются в серьезный аналитический и статистический инструмент с возможностью автоматического сбора, обработки и публикации данных, а также опцией групповой работы в режиме реального времени. Мало того: функциональность так называемых гаджетов позволяет расширять способности Таблиц практически неограниченно. Добавьте сюда набор шаблонов на все случаи жизни, возможность рассылки оповещений и… эй! Не слишком ли мы увлеклись описанием огромного набора функций?! Пожалуй. Гораздо лучше рассказать обо всем по порядку.

Обзор

Солидный набор встроенных опций совершенно не мешает Таблицам оставаться простыми и понятными, давая пользователям возможность начать работу с данными без каких-либо знаний об особенностях системы. Выбирая команду «Новый – Таблица» в основном экране Документов Google, мы создаем новую таблицу, приступить к работе с которой можно прямо сейчас (рис. 3.1).

Рисунок 3.1. Новая таблица

Перед нами – бесконечная «простыня» ячеек, раскинувшихся по вертикали и горизонтали. Строго говоря, число ячеек ограничено – их не может быть более 200 000. Но мы ведь пока не собираемся создавать базу данных обо всем на свете, правда? А это значит, что ограничения на ячейки и столбцы – тех не может быть более 256 – для нас пока несущественны: доступного количества хватит с лихвой для работы над любым разумным набором данных. Как и в каждой электронной таблице, ячейки подчиняются стандартным правилам адресации: у каждой из них есть имя, составленное из буквы столбца и номера колонки. Но почему первый ряд колонок отделен от других полосой стального цвета? Это первое бросающееся в глаза отличие от привычных электронных таблиц, таких как Excel или Open Office Calc. Авторы Таблиц резонно предполагают, что первая строка будет использована для создания заголовков, а потому она:

• не должна скрываться при «проматывании» больших массивов данных на несколько экранов;

• не участвует в суммировании и сортировке.

Кстати, именно функция сортировки станет доступна, если щелкнуть мышкой непосредственно по разделительной полосе. Что ж, пожалуй, здесь без примеров не обойтись. Давайте создадим простую таблицу, состоящую всего из двух колонок. В первой у нас будут имена людей, во второй – их возраст. Назначение такой таблицы придумайте сами: это может быть журнал спортивных достижений, регистр паспортного стола или список приглашенных на свадьбу.

Рисунок. 3.2. Люди и их возраст. Мы посчитали всех

Наведите курсор на разделительную полосу. Щелкнув по стрелке справа от надписи «Сортировать», выберем направление сортировки – по возрастанию (А – Я) или по убыванию (Я – А). Здесь угадывается намек на упорядочивание по алфавиту, но этот способ одинаково хорошо работает как с текстовыми, так с цифровыми значениями. Одновременно с сортировкой выбранного столбца меняют свое положение и остальные колонки на листе – считается, что все они входят в одну и ту же таблицу. Так, в нашем примере после сортировки персон по возрасту в колонке B их имена в колонке A тоже изменят свой порядок (рис. 3.3).

Рисунок 3.3. Таблица отсортирована по имени человека

Если же мы хотим, чтобы в сортировке не участвовали, скажем, первые три строки (а не одна, как предложено по умолчанию: часто для заголовка таблицы одной строчки недостаточно), то все, что нам нужно, – перетащить небольшой серый бегунок, расположенный в зоне нумерации строк, на несколько позиций вниз (рис. 3.4). Для закрепления доступно до 10 строк включительно.

Рисунок 3.4. Увеличиваем число строк в заголовке

Жаль, но на данный момент Таблицы не поддерживают сортировку по нескольким столбцам – в нашем примере нам не удастся упорядочить людей по возрасту, а затем уже в группах ровесников провести сортировку по имени. Однако вполне возможно, что такая функция появится в пакете очень скоро, ведь ее необходимость очевидна. По аналогии с закреплением строк работает и закрепление столбцов – бегунок чуть меньшего размера расположен над заголовком строки 1, и c его помощью можно фиксировать положение колонок от A до E. Дать команду на закрепление строк и столбцов можно и с помощью меню «Инструменты»: выпадающие меню «Закрепить строки» и «Закрепить столбцы» позволят выбрать необходимое количество «замораживаемых» элементов. Кстати, в меню «Инструменты» находятся и описанные выше команды сортировки.

Добавлять столбцы и строки в таблицах можно двумя способами. Способ первый: щелкнем правой кнопкой мыши на заголовке нужного столбца или строки и выберем пункт контекстного меню «вставить 1 слева», «вставить 1 справа» в случае столбцов или «вставить 1 выше», «вставить 1 ниже» в случае строк. Способ второй: выбор аналогичных команд из меню «Вставить». В противовес добавлению любую выбранную строку можно удалить (команда «Удалить строку» в контекстном меню или «Изменить – Удалить строку» в основном меню) или же просто очистить ее содержимое (контекстное меню: «Очистить строку», команда основного меню: «Изменить – Очистить выделенную область». Последний способ позволяет стирать данные в любом диапазоне таблицы, выделенном мышью). Нужно ли говорить о том, что действия, касающиеся удаления и стирания содержимого столбцов, полностью аналогичны (рис. 3.5)?

Рисунок 3.5. Добавляем и удаляем столбцы, не забывая делать то же самое со строками

Бывают ситуации, когда те или иные строки или столбцы совсем не хочется видеть – например, потому, что в них содержатся те или иные вспомогательные вычисления или ненужные в текущий момент данные, которые мешают увидеть ясную и четкую картину. Удаление и очистка в данной ситуации, естественно, не выход – столь решительные действия просто уничтожат введенные данные! Конечно, можно «сжать» соответствующие колонки или строки до практически нулевой величины (при должной сноровке воспроизвести этот трюк не составит труда), но работать с такой таблицей, а уж тем более возвращать «сжатые» элементы обратно очень неудобно. Вместо этого стоит воспользоваться встроенной в Таблицы функцией «Скрыть»: щелкните правой кнопкой мыши на заголовке строки или столбца и выберите пункт «Скрыть строку/столбец» – от элемента с данными останется лишь небольшая квадратная иконка (рис. 3.6).

Рисунок 3.6. Прячем ненужное с глаз долой

Иконки нужны для того, чтобы напоминать о самом существовании скрытых данных: по своему опыту знаю, что наличие подобного рода «невидимок» приводит в замешательство при разборе какой-нибудь сложной формулы, а такие напоминания позволяют не забыть о спрятанных данных. Вернуть сокрытое на свое законное место просто – один щелчок левой кнопкой мыши по иконке немедленно восстановит спрятанный элемент.

Когда данные перестают помещаться даже на самых широких мониторах, самое время вспомнить о том, что у таблиц есть листы! Обратите внимание на нижнюю часть экрана. Сейчас там находится лишь одна закладка с именем «Лист 1», но никто не мешает нам добавить к ней еще несколько. Для этого щелкаем по очевидной кнопке «Добавить лист» слева от закладок, и новая белоснежно-пустая таблица тут же возникает на экране. Думаю, что основные функции, доступные при щелчке правой кнопкой мыши на небольшом треугольнике рядом с названием листа, говорят сами за себя: лист можно удалить, создать его полную копию, переименовать, защитить от изменений, а также передвинуть вправо или влево относительно соседей (рис. 3.7).

Рисунок 3.7. Все, что можно делать с листами

Важный момент: как только мы начнем вносить значения в новую таблицу, в правом нижнем углу экрана появится предложение включить механизм автосохранения. Для этого нужно просто щелкнуть по предложенной ссылке «Запустить автосохранение» и ввести название нового файла (рис. 3.8). Кстати, вы заметили, что привычная иконка дискеты в интерфейсе Таблиц отсутствует? Все правильно: подход к сохранению всех действий здесь отличается от общепринятого. Автоматически записывается любая произведенная вами операция, а потому нужда в принудительном сохранении попросту отпадает! В том, что заветный режим включен и успешно функционирует, можно убедиться по сообщению «Автосохранение Х: ХХ» в правом верхнем углу экрана, где вместо знаков Х будет стоять время последнего учтенного изменения.

Рисунок 3.8. Запустить автосохранение – и перестать беспокоиться!

Форматы