Как находить два лишних часа каждый день - Джуди Джеймс

• Не выражайте свои эмоции слишком бурно. Это поможет скрыть маленькие ошибки еще до того, как они превратятся в большие.

Будьте активны

• Ставьте себе краткосрочные и долгосрочные цели.

• Думайте не только о «проблемах», но и о «решениях». Не останавливайтесь на простой констатации возникновения новой трудности. Продолжайте каждое подобное предложение фразой, начинающейся со слова «следовательно». Например: «В моем кабинете проблема со свободным местом. Из-за этого на моем рабочем столе полный беспорядок. Следовательно, я должен подыскать себе новый кабинет/поставить новый шкаф/выбросить ненужные вещи».

• Одевайтесь модно и аккуратно.

• Отдыхайте в выходные. Отдых жизненно необходим нашему организму. Отказываясь от него, мы работаем гораздо менее эффективно. Согласно последним исследованиям, каждый второй из нас так устает на работе, что не может заниматься сексом.

• Если работа в выходные дни является обязательной в вашей фирме, попробуйте убедить начальника в том, что такой метод работы неэффективен. Объясните ему, что отдых в выходные дни не менее выгоден фирме, чем служащим, потому что он повышает производительность труда.

• Положите в ящик своего стола три пластмассовых кубика: зеленый, желтый и красный. В тех случаях, когда вы готовы поболтать, доставайте зеленый кубик; когда вы работаете, но вас можно отвлечь, — желтый; когда вы не желаете, чтобы вам мешали, — красный. Объясните коллегам, что значит каждый кубик, добавив: «Так вы сразу будете знать, когда я свободен». Предложите им тоже пользоваться этой системой. Если вы менеджер, раздайте кубики всему своему коллективу. Следите за их правильным использованием. Никогда не оставляйте на столе красный кубик, если вы свободны, иначе другие перестанут принимать вашу систему всерьез и станут мешать вам, когда вы заняты.

• Никогда не ешьте за рабочим столом.

Организуйте работу в коллективе

• По сети можно познакомиться с сотрудниками других отделов. Затем не ленитесь пойти и представиться им лично. Это поможет вам установить полезные связи и быстрее продвигаться по службе, а также ускорить связь. Люди общаются более эффективно, если они встречались лично.

• Если постоянно чувствуется несогласованность в работе вашего и какого-то другого отдела, пойдите туда и поговорите с его сотрудниками лично. Объясните им, в чем заключается проблема и как вы вместе можете решить ее. Не ругайтесь; избегайте конфликтов — они только замедляют дело.

• Когда вы работаете с клиентами, делайте это быстро и эффективно. Обслуживайте столько клиентов, сколько это можно сделать, не торопясь. Восемь-десять клиентов в час — вполне хороший результат. Спланируйте свою работу заранее. Подготовьте приветствия, с которыми вы будете обращаться к клиентам. Здесь не требуется ничего слишком сложного. Достаточно с заинтересованным видом сказать «Как поживаете?» или «Как идут дела в вашей компании?». Подумайте над тем, что вы скажете на ответ клиента. Всегда помните, с какой целью проводится собрание, в котором вы участвуете (обсудить дела/продать новый продукт/наладить отношения).

• Будьте общительны. Подойдите с вашим гостем к кому-нибудь и представьте его.

Как правильно общаться с людьми

• Сразу после окончания какого-либо мероприятия опросите своих подчиненных. Возможно, они уже очень устали, но это лучшее время для того, чтобы выяснить, что прозвучало на мероприятии и как нужно теперь действовать. Опрашивайте быстро, но обстоятельно. Записывайте все, что вас заинтересовало, сразу же думайте над планом ответных действий. Предложите другим также записывать и планировать. Ни в коем случае не рассчитывайте, что подумаете над этим завтра утром: за ночь вы забудете многое из того, что необходимо было запомнить.

• Следите за тем, чтобы вы знали, кому принадлежит каждая из визитных карточек в вашем кармане и при каких обстоятельствах вы ее получили. После того, как вам дали визитную карточку, подождите, пока окажетесь вне поля зрения ее владельца, и запишите на ее обратной стороне всю необходимую информацию, например контактный телефон.

• Заведите «дело» на каждого вашего клиента и записывайте в нем все, что узнаете о нем. Например, если вы будете помнить, что у клиента «Феррари» или трое детей, это позволит вам начать с ним разговор ровно с того места, на котором вы остановились в прошлый раз, даже если вы встречаетесь два раза в год. Это также позволит вам очаровать своего клиента, ведь он будет думать, что все это время вы помнили о подробностях его жизни. Однако здесь следует соблюдать осторожность и следить за собой, чтобы не показаться хитроумным льстецом.

• Используйте незначительные беседы со своими партнерами, чтобы узнать, что общего между вами. Однажды у меня был клиент, с которым мне было очень сложно поддерживать беседу. Это продолжалось до тех пор, пока я случайно не узнала, что мы живем в одном и том же районе. После этого наши отношения сразу наладились, и мы с трудом могли прервать нашу беседу.

• Если вы чувствуете, что незначительная беседа затягивается и отнимает ваше время, не стесняйтесь перевести ее обратно в деловое русло. В таких ситуациях будьте вежливы, но настойчивы. Скажите своему собеседнику, что вам очень жаль прерывать такую милую беседу, но вы вынуждены это сделать по независящим от вас обстоятельствам.

• Если вам необходимо быстро получить конкретную информацию, задавайте прямые вопросы.

Как проводить деловые встречи с пользой

• Если вы собираетесь отправиться на встречу с клиентом, заранее разузнайте все, что касается компании, которую он представляет. Показав клиенту свою осведомленность в этом вопросе, вы избежите его длинной вводной лекции и сэкономите свое время. Раньше я иногда пренебрегала этим правилом. В наказание мне часами приходилось выслушивать скучнейшие монологи на тему: «История и структура нашей компании».

• Встречаясь с клиентом, постарайтесь прямо на месте сделать как можно больше работы, а не откладывать ее. Если вы чего-то не знаете, воспользуйтесь мобильным телефоном и сделайте работу здесь и сейчас.

• Предупредите коллег, что собираетесь на встречу с очень важным клиентом и что можете позвонить им и спросить некоторые детали. Попросите их, чтобы они отвечали на ваши вопросы как можно быстрее.

Как правильно построить отношения с клиентами

• Постройте свои отношения с клиентом по принципу «бриллианта», а не «галстука-бабочки». Последний предполагает, что связь между вашей фирмой и фирмой-клиентом осуществляется исключительно через менеджера по продажам и закупщика. Результатом такого подхода становится то, что связь между вами осуществляется чрезвычайно медленно и трудно. Принцип «бриллианта» действует тогда, когда менеджер по продажам и закупщик являются лишь внешними точками контакта. Основная же часть работы выполняется непосредственно сотрудничающими отделами компаний.