Практическое пособие руководителю как избежать штрафов из-за ошибок кассиров (продавцов) - Николай Химич

Если у Вас все эти позиции четко отработаны, то у Вас может возникнуть шальная мысль, что Вы теперь «со щитом». Как бы не так! Следует задать себе целый ряд следующих вопросов:

√ Произошло отключение электроэнергии, люди идут, покупают товар. Как пробить чек?

√ Отклеилась голограмма. Что делать?

√ Кассир получил утром разменную монету и купюры и не знает, куда что записывать.

√ В начале смены не сняли X-отчет. Страшно?

√ В конце смены не сняли Z-отчет. Можно или нет?

√ Расхождение реального времени и времени на кассе составляет: 3, 6, 8 минут. Что делать?

√ Плохо пропечатался ИНН. От руки можно подписать?

√ Пробили чек на большую сумму. Что делать? А если на меньшую сумму? Как быть?

√ Покупатель якобы торопится, просит дать скорее сигареты, типа, чек не нужен. Сигареты получил и сразу показывает удостоверение налогового инспектора. Что делать?

√ Вы уже за товар чек пробили, дали сдачу, а клиент говорит: «Возьмите эту пачку печенья обратно и верните мне деньги за нее». Что делать кассиру?

√ Покупатель явно не прав, но шумит: «Дайте жалобную книгу!»;

√ Клиент показывает чек и возвращает купленную вчера чашку обратно. Шумит на кассира: «Деньги верните!», а в магазине, кроме кассира, никого нет. Что делать?

Поверьте, подобного рода ситуаций и вопросов может быть больше сотни. Таким образом, Вы прекрасно видите, как много проблем и противоречий возникает в вопросах применения контрольно-кассовой техники и если Вы в вопросе применения ККТ не наведете железобетонный «пиночетовский» порядок, то у Вас, вполне вероятно, возникнет «клубок» проблем и потерь, которые в итоге могут привести к такой ситуации что, может быть, Вам вообще придется распрощаться со своим бизнесом.

Рассматривая вопросы человеческого фактора, не думайте, что с наймом первого человека в свою компанию проблемы решаются и не удваиваются. Имейте ввиду, что они удесятеряются! Почему? Потому что получается своеобразная «вилка»: клиент хочет, чтобы все было сделано быстро, качественно и дешево, а работник – чтобы меньше напрягаться, но при этом больше получать. Соответственно, получается медленнее и дороже.

В России всегда есть примерно 20–25 % людей, которые никогда не будут делать то, что им говорят. Поэтому жестко проверяйте, как они выполняют инструкции, чек-листы и т. д.

Следующей важной проблемой в человеческом факторе является управление персоналом. Вы должны понимать, каким бы исполнительным ни был человек, если вы дадите ему свободу и оставите возможность заниматься своими делами, он будет ими заниматься.

Если вы не будете контролировать, более 80 % людей (за небольшим исключением) они всегда найдут лазейки и обойдут требования ваших инструкций, чек-листов.

Что же делать? Со времен Древнего Рима и Египта в управлении персоналом не изобрели ничего нового. Чтобы люди хорошо работали, нужны две вещи: кнут и пряник.

Одновременно нужно понимать, что большинство людей требуют постоянного контроля, причем не только результатов, но и самого процесса. Будет очень здорово, если вы придумаете определенную шкалу оценок, и сотрудник сам будет оценивать свою деятельность в баллах, а в итоге – и в рублях.

Рекомендуем вам обратиться к опытным специалистам, которые проведут бесплатный аудит работы ваших сотрудников.

Кстати, очень интересное наблюдение из практики. Достаточно большое количество бизнесменов, которые могут не применять ККТ в соответствии с законом 54-ФЗ, на самом деле в обязательном порядке приобретают кассовый аппарат, причем не один. Как вы думаете, для чего? Правильно! Прежде всего, для постоянного контроля и учета наличных денежных средств в своем бизнесе. При этом вы можете выбрать самый примитивный и простой кассовый аппарат, и контроль выручки вами будет обеспечен. Не зря же во многих странах Запада, несмотря на отсутствие требований в обязательном применении ККТ, собственник бизнеса в обязательном порядке приобретает или фискальный регистратор, или ККТ с компьютером, или обычный простой кассовый аппарат.

Итак, каким образом и когда могут возникать проблемы, рожденные вашими сотрудниками. Естественно, они возникают тогда, когда:

√ Вы и Ваши сотрудники не изучили закон 54-ФЗ;

√ когда отнеслись к выбору обслуживающей организации несерьезно;

√ не направили кассира-операциониста (продавца-кассира) на комплексное обучение (отличие комплексного обучения кассира-операциониста от простого обучения, «как нажимать кнопки», – объясним далее в следующих разделах);

√ не разработали у себя необходимый комплект документаций, приказов, инструкций и т. д.;

√ не изучили особенности действий руководителя и кассира-операциониста при проведении проверок;

√ на фирме отсутствует «Инструкция и методические рекомендации» по ведению форм строгой отчетности КМ-2, КМ-3, КМ-4, КМ-6, КМ-8, КМ-9;

√ у Вас отсутствует «Методика действий руководящего состава и сотрудников при проведении проверок»;

√ закончился договор на техническую поддержку;

√ у кассира отсутствует удостоверение об обучении работе на ККТ и др.

Однако есть «волшебные таблетки», которые могут предотвратить подобного рода «заболевания». Мы все прекрасно понимаем, что лучше предотвратить болезнь, чем ее лечить.

Поэтому по опыту применения ККТ успешными бизнесменами Вам необходимо обязательно приобрести соответствующую документацию и провести комплекс мероприятий для подготовки к внезапным налоговым проверкам.

Также помните, что, карточка регистрации должна находиться у кассира-операциониста на месте установки ККТ вместе с журналом кассира-операциониста.

Недопустимо, если в карточке регистрации указан один адрес места установки ККМ, а она установлена по другому адресу. Не разрешается использование ККМ, снятых с учета, незарегистрированных или исключенных из Госреестра.

3. Обязанности потребителей при применении ККТ

Нужно знать, что организации и ИП, применяющие ККТ, помимо всего прочего, обязаны:

√ применять исправную ККТ, опломбированную маркой-пломбой в установленном порядке, зарегистрированную в налоговых органах и обеспечивающую надлежащий учет денежных средств при проведении денежных расчётов;

√ выдавать покупателям при наличных денежных расчетах в момент оплаты, выполненные контрольно-кассовой техникой, кассовые чеки;

√ обеспечивать ведение и хранение документации, связанной с приобретением, регистрацией, вводом в эксплуатацию и применением ККТ;

√ обеспечивать должностным лицам налоговых органов, осуществляющим проверку, беспрепятственный доступ к соответствующей ККТ, предоставлять им указанную документацию;

√ не использовать ККТ, на которой отсутствует или повреждена марка-пломба, отсутствует знак сервисного обслуживания, а также при отсутствии отметок в паспорте ККТ, подтверждающих регистрацию или перерегистрацию в налоговом органе, ввод в эксплуатацию, проверку исправности, ремонт, техническое обслуживание и замену программно-аппаратных средств;

√ эксплуатировать ККТ в фискальном режиме;

√ снимать ККТ с регистрации в налоговых органах в случае прекращении эксплуатации.

При эксплуатации ККТ обязательно ведение таких документов, как «Журнал кассира-операциониста» и «Журнал вызова технических специалистов». Рабочее место кассира должно соответствовать всем требованиям по технике безопасности и электробезопасности.

В начале работы кассир пробивает нулевой чек с целью проверки четкости печатания реквизитов и наличия их на чеке. В конце смены нулевые чеки прикладываются к кассовому отчету.

Если кассир совершил ошибку, пробил неправильный чек и не было возможности «погасить» чек в течение смены, неиспользованный чек актируется по форме КМ-3 «О возврате денежных сумм покупателям по неиспользованным кассовым чекам».

Ремонтировать блок фискальной памяти запрещено. При его поломке кассовый аппарат отправляется в ремонт в сервисный центр на основании разрешения налогового органа, в котором ККТ находится на учете.

При возникновении неисправности кассир обязан:

1. выключить кассовый аппарат, вызвать представителя администрации и определить характер неисправности;

2. в случае невозможности самостоятельно устранить сбой оформить окончание работы как при окончании смены, а в журнале кассира-операциониста время и причину окончания работы.

Выручка из ККМ по сумме должна четко соответствовать показаниям контрольной ленты и журнала кассира-операциониста.

В конце смены представитель администрации в присутствии кассира снимает показания счетчиков, получает контрольную ленту, подписывает в конце контрольной ленты (распечатке), указав на ней тип и номер ККТ, дневную выручку, дату и время окончания работы, показания счетчиков.