Управление проектом в сфере графического дизайна - Ойана Эррера

Главная цель планирования для конкретной рабочей группы – разработка проекта, оправдывающего затраты времени и гарантирующего качество конечного результата.

План позволяет оценить текущее состояние проекта, независимо от того, на какой стадии он находится. Более того, важно учитывать, что план не статичен, и в большинстве случаев его корректируют по ходу дела, чтобы приспособить к возникающим в процессе работы изменениям.

Взаимосвязь между графиком выполнения работы, составом рабочей группы и ценовым предложением

В целом эти параметры взаимосвязаны. Любые перемены в одном из них влияют на остальные.

Пример 1. Чем меньше времени, тем больше людей в команде и выше цена.

Такое взаимоотношение между тремя факторами идеально, но при всей логичности встречается не всегда. Например, если времени на выполнение проекта мало, дизайнеры могут принять решение работать внеурочно без привлечения новых людей и повышения цены.

Пример 2. Чем меньше денег, тем меньше времени и людей в рабочей группе.

Как в первом примере, это идеал. Возможно, что, несмотря на ограниченный бюджет, дизайнер примет решение отдать проекту все необходимое для достижения желаемого результата.

Тем не менее дизайнеры должны помнить, что в конце месяца придется покрывать собственные издержки, и часы, потраченные на проект, должны быть оплачены.

2.1. График выполнения работы. Когда мы должны подготовить проект?

График показывает, сколько времени отводится на выполнение каждой стадии процесса подготовки дизайна. Он позволяет оценить, как продвигается работа, и гарантировать, что времени для достижения удовлетворительного результата достаточно.

Как составить график выполнения работы

А. Подсчитайте и укажите, сколько времени потребуется на каждую стадию.

Б. Посмотрите, каким временем располагает каждый из членов рабочей группы и не отнимается ли оно от времени, необходимого для выполнения других текущих или запланированных проектов.

В. Проверьте, равно ли имеющееся время (Б) необходимому (А). Если это не так, рассмотрите возможность увеличить рабочую группу или изменить дату завершения проекта.

Г. Добавьте дополнительное время на непредвиденные обстоятельства – они возникают практически всегда.

Некоторые виды графиков выполнения работы

А. Традиционные графики

Эти графики подробно показывают, какие задачи необходимо выполнить.

Б. Линейные графики

Эти графики дают общее представление об основных задачах, которые необходимо выполнить, и позволяют увидеть ситуацию в целом.

В. Блочные графики

Эти графики также дают общее представление об основных задачах, которые необходимо выполнить, и позволяют увидеть ситуацию в целом. Они особенно полезны, когда некоторые задачи пересекаются во времени.

Использование графика выполнения работы

А. График позволяет в любой момент оценить результаты работы и подготовиться к возможным проблемам.

Б. График дает клиенту необходимую информацию, вовлекая его в процесс, и показывает сроки выполнения заданий и показа презентаций.

В. График позволяет внести необходимые изменения и обновления, без которых дело обходится очень редко. График – отправная точка для разработки проекта и показатель сделанной работы.

Г. График помогает оценить производительность относительно затраченного времени и использовать эту информацию при подготовке будущих проектов.

2.2. Рабочая группа. Кто участвует в работе?

К работе привлекают профессионалов, необходимых для выполнения каждой части проекта: дизайнера, арт-директора, фотографа, иллюстратора, программиста, ответственного за производство и т. п.

Клиент как член рабочей группы

Клиент является частью команды и привлекается к работе по ряду причин:

• клиент знает продукт или услугу лучше вас;

• им предоставляются материалы;

• он оценивает итоговые результаты с формальной, функциональной и экономической точек зрения, а также с точки зрения затраченного времени.

Чтобы работа над проектом шла гладко, важно заранее выяснить, кто будет вашим контактным лицом, кто предоставит информацию и кто утвердит дизайн.

Как подобрать команду

А. Определите, какие специалисты нужны для выполнения каждой задачи вашего проекта.

Б. Найдите и подключите этих специалистов.

В. Если необходимо нанять профессионалов извне, оцените их возможность выполнить конкретную задачу, их доступность, ставки и степень заинтересованности в проекте и его успешном завершении.

2.3. Ценовое предложение. Сколько это стоит?

В ценовом предложении указываются денежные средства, необходимые для осуществления каждой стадии процесса. Важно сообщить клиенту, что в указанную цену не входит бюджет на производство: обычно его составляют на этапе подготовки дизайна.

Как и график, предполагаемая стоимость проекта может меняться в процессе работы. Например, это происходит, если добавляется или отпадает какая-то задача. Поэтому рекомендуем увеличить цену, которую вы собираетесь озвучить клиенту, до начала работы.

Как рассчитать стоимость проекта

А. Узнайте месячную заработную плату каждого сотрудника и рассчитайте, сколько он получает в час.

Б. Выясните, сколько ежемесячно тратится на аренду дизайн-студии, и рассчитайте почасовую оплату.

В. Сложите А и Б, чтобы узнать, сколько стоит час работы над проектом.

Г. Умножьте полученный результат на число часов, запланированных по графику выполнения работы.

Д. Добавьте сумму на непредвиденные расходы и желаемый процент прибыли.

Е. Вычислите итоговую сумму, учитывая следующие факторы:

• Как вы хотите позиционировать себя относительно других специалистов в отрасли? По возможности сравните полученную сумму с ценами на рынке.

• Как клиент будет использовать ваш дизайн?

Другие методы определения стоимости проекта

• Сравнительный: сравните проект с аналогичными, не забывая о том, что двух одинаковых проектов не бывает.

• По единицам: вычислите стоимость одной единицы (например, страницы каталога) и умножьте ее на расчетное число единиц.

• Фиксированная стоимость: используется, когда цену назначает клиент.

• В любом из этих случаев дизайнер должен быть уверен, что названная стоимость покрывает издержки на выполнение проекта.

Информация, которую необходимо отразить в ценовом предложении

• Оплачиваемые клиентом позиции проекта дизайна и задачи, которые необходимо решить.

• Не оплачиваемые клиентом расходы и услуги: налоги, питание, командировки, производство, распространение, установка.

• Непредвиденные расходы (шрифты, фотографии, иллюстрации и т. п.) и распределение финансовой ответственности за них.

• Условия оплаты.

• Период действия ценового предложения.

• Прочее (контракты, права на результаты интеллектуальной деятельности и т. п.).

Подчеркните, что все позиции, не указанные в ценовом предложении, должны оплачиваться отдельно.

Номер: 01/276

Клиент: Майкл Смит

Дата: 23 июля 2010 г.

Примечания:

• В итоговую сумму не включены налоговые отчисления; расходы на производство и установку; расходы на обработку фотографий, корректуру и/или перевод текстов.

• Если фотографии и/или иллюстрации придется покупать, их стоимость будет включена в отдельный счет.

• Будут выставлены два счета: один после выполнения дизайна, другой после принятия работы. Платеж необходимо осуществить в течение 30 дней.

• Настоящее ценовое предложение действительно в течение 30 дней.

• Клиент может использовать дизайн для передвижной выставки согласно предварительной договоренности.

• Стоимость выполнения задач, не указанных в данном ценовом предложении, будет оговариваться дополнительно.

3. Анализ

Как только планирование завершено и ценовое предложение утверждено, начинаются основные фазы проекта. Это стадии концептуализации и формализации, анализа и разработки дизайна, которые могут идти последовательно или параллельно. Между ними немало общего, однако мы разделили две эти фазы, т. к. для проведения анализа может быть приглашен сторонний профессионал – например, антрополог, социолог или стратег.