Искусство управления IT-проектами - Скотт Беркун

Что делать при дефиците времени?

В худшем случае, даже если нет никаких результатов исследований или на соответствующие исследование нет времени, все равно задавайте эти вопросы. Постановка правильных вопросов в любом случае приведет к двум положительным последствиям. Во-первых, разумные предположения в ответ на правильные вопросы лучше, чем ничего. Даже если у вас есть время лишь на выстраивание предположений, обдумывание правильных вопросов принесет больше пользы, чем обдумывание неправильных. Во-вторых, отсутствие исследований по основным вопросам может стать тревожным сигналом для руководителей и управленческого аппарата. Долговременное благополучие организации зависит от способности строить действенные планы, и даже если инвестиции (привлечение новых специалистов или выделение средств) к данному проекту запоздают, они смогут помочь разработке следующего проекта.

Перечень типичных просчетов при определении конечной цели проекта

Когда что-нибудь делаешь, то всегда больше плохих способов, чем хороших, и планирование проекта здесь не исключение. В качестве пособия, позволяющего отличить хорошее от плохого, можно воспользоваться табл. 3.1, в которой приводятся несколько неверных подходов, с которыми мне приходилось сталкиваться на практике. Я привожу ее в надежде, что она поможет вам распознать подобные ситуации и понять, почему подобные подходы становятся источником проблем.

Таблица 3.1. Наиболее распространенные просчеты в определении конечной цели проекта

Процесс планирования

За время, отведенное для определения параметров проекта, нужно ответить на вопросы планирования. По возможности каждый из взглядов (бизнесмена, разработчика и потребителя) должен иметь, как минимум, по одному стороннику, располагающему результатами исследований, проведенных в его области. Этот человек будет выдвигать идеи и предложения и пересматривать свои соображения вместе со сторонниками других взглядов. Вся суть в том, чтобы экспертная группа была немногочисленной, чтобы работать продуктивно, но в то же время и не слишком маленькой, чтобы каждая точка зрения была представлена достаточным количеством экспертов для широкой и всесторонней оценки. Групповые решения и обсуждение проблем могут даваться группе из десяти человек куда труднее, чем группе из пяти человек (см. главу 9).

По собственному опыту знаю, что лучше иметь дело с ущемленным самолюбием тех, кто не вносит основной вклад в планирование, чем привлечь к процессу массу людей и возиться с неважно спланированным и сотканным из компромиссов проектом. Состоявшиеся специалисты, которых вы не включите в группу, поймут ваши мотивы, если вы потрудитесь их объяснить, а несостоявшиеся получат возможность для развития или поиска занятия, более подходящего для их самовыражения.

Если вы используете те документы по планированию, о которых я упоминал в начале главы, то целью группы планирования должна быть выработка и доведение этих документов до всей команды. Как только документы (или, что еще важнее, содержащиеся в них решения) будут готовы, фаза планирования завершается (рис. 3.3).

Рис. 3.3. Взаимосвязь между уровнями планирования

Черновой вариант каждого входящего в планирование документа должен быть готов как можно раньше, чтобы до выработки окончательной версии включить в него все обратные связи, выработанные командой. Это могут быть простые циклы обратной связи между документами плана, изображенные на рис. 3.3. После создания чернового варианта анализа потребностей рынка – MRD, появится возможность приступить к работе над концептуальным документом, во время которой будут возникать новые вопросы, касающиеся этого анализа, улучшающие документ до его завершения. Эта же схема работы повторяется при разработке всех документов. Таким образом, даже если сроки окончания разработки документов плана поджимают, некоторые перекрытия по времени разработки каждого из них пойдут только на пользу и повысят качество всего процесса. Как показано на рис. 3.4, когда разработка проекта достигает середины (стадии выполнения), распространение вверх по структуре планирования подобных обратных связей дается все труднее, хотя и не исключается. (Можно считать, что рис. 3.4 иллюстрирует работу нанятой по контракту команды, сфера влияния которой ограничена выработкой технических условий и определением характера и объема работ.)

Рис. 3.4. Со временем становится все труднее вносить коррективы в верхние элементы структуры планирования, хотя такая возможность не исключается

Повседневная работа

Рассматривая порядок повседневной работы над документами плана, нужно заметить, что какого-либо волшебного метода выполнения этих совместных задач не существует. Люди есть люди, поэтому невозможно перескочить через время, необходимое для того, чтобы люди с различным складом ума объединились, научились чему-то друг у друга и пришли к компромиссам, необходимым для продвижения вперед. Тут не обойтись без проведения встреч, дискуссий и, возможно, создания рассылок или веб-сайтов, но секретных рецептов радикального изменения такого порядка вещей не существует. Ведите себя как можно проще и непосредственнее. Именно лидер задает тон началу разговора, нацеливает на постановку важных вопросов и обеспечивает присутствие в аудитории нужных людей в нужное время. Тем не менее есть три вещи, которые обязательно следует учесть:

 Наиболее важная часть процесса – распределение ролей. Кто получит полномочия на выдвижение требований? На проектирование? Если к процессу привлекается много людей, как будут приниматься решения? Как быть при равенстве голосов? Если подобные вопросы взаимоотношений решить на ранней стадии, то удастся избежать многих проблем или, что более вероятно, справиться с ними хладнокровно и своевременно. (Наиболее полно проблемы взаимоотношений и распределения ролей рассмотрены в главе 10.)

 О промежуточных пунктах должны знать все. Какие этапы нужно пройти от начала до конца планирования? Непосредственные исполнители сначала должны составить календарный перечень мероприятий, таких как доклады, презентации, совещания или обсуждения документов. Когда конкретно будет завершено планирование как таковое и начнется проектирование или разработка? На все это должны быть даны четкие и доведенные до всех ответы.

 Нужно почаще проводить обсуждения каждого из взглядов на проект. Должна доводиться новая информация или замыслы, подниматься новые вопросы или делаться выводы. На эти обсуждения должны привлекаться специалисты из других подразделений вашей организации или команды, если у них имеется полезный опыт работы или их мнение представляет ценность для группы.

Руководитель проекта, как правило, несет ответственность за объединение усилий всех участников встреч и дискуссий на решении ключевых вопросов и за фиксацию достигнутых итогов в доступном для всей группы месте. Возникшие вопросы или проблемы должны быть соответствующим образом распределены и обсуждены на следующей встрече.

Исследование потребительских запросов и допускаемые при этом просчеты

Существует множество разнообразных неправильных подходов к информации о потребителях. Одно утверждение о том, что с интересами потребителя надо считаться, само по себе ничего не значит. Проще всего заявить: «Мы заботимся о потребителях» или «Самое важное – это удовлетворить запросы потребителя», поскольку вряд ли кто-нибудь спросит, как эти утверждения отразятся на деятельности организации. Даже при том, что в последнее десятилетие был достигнут большой прогресс в конкретизации методов исследования и анализа потребительских запросов, большинство этих методов так и не были внедрены в работу организаций управленческой или технической направленности. В практике команд по разработке проектов до сих пор непривычным является привлечение к работе специалистов, обличенных правами принятия решений и занимающихся изучением потребительских запросов, разработкой интерфейсов и улучшением потребительских свойств изделий.

Безусловно, самая распространенная ошибка – это целиком и полностью полагаться на один-единственный метод исследований. Основная проблема всех исследований, как научных, так и любых других, состоит в том, что конкретное исследование позволяет оценить только одну точку зрения на проблему (мы вернемся к обсуждению этого вопроса в главе 8). Каждый исследовательский метод хорош для оценки одних параметров и не пригоден для оценки других (табл. 3.2). Вы же не станете использовать спидометр для взвешивания или запрос о состоянии своего счета в банке для получения сведений о кровяном давлении (хотя эти два показателя могут быть взаимосвязаны), так и индивидуальные и групповые опросы могут подходить для одних целей и не подходить для других.