Искусство управления IT-проектами - Скотт Беркун

Кто, когда и как

Как и при составлении концептуальных документов, очень важно, чтобы у технических условий был один автор. Все, кто собирается принимать участие в работе, должны способствовать ее продвижению путем высказывания собственного мнения и подборки содержимого, но фильтровать весь материал, придавать ему форму и собирать все воедино должен один человек. Причина здесь довольно проста: если вы хотите, чтобы технические условия читались, как творение индивидуума со светлой головой, вы не допустите, чтобы составителями различных частей документа были разные люди. Пока этот самый единственный автор понимает, что его работа заключается в объединении всех дельных вкладов и советов, поступающих от всех, кто их предлагает, все будет идти успешно.

Полагая, что главное авторство должно принадлежать одному человеку, лучшими кандидатами на эту роль можно определить руководителя проекта, проектировщика или ведущего программиста. Поскольку составление технических условий предполагает принятие многофункциональных решений, они должны быть написаны кем-нибудь, кто несет наибольшую ответственность за принятие решений на этом уровне. Функциональные и технические спецификации должны соответствовать перечню работ, составленному командой программистов, и иметь с ним обратную связь. Если разработчики и проектировщики действовали в процессе проектирования совместно, то такое соответствие будет вполне естественным результатом. Дополнительные преимущества совместной работы на ранней стадии формирования взглядов на процесс составления технических условий заключаются в том, что планирование действий будет рассматриваться как плодотворное сотрудничество, а не как начало бурных дебатов и разочарований.

По этой и другим причинам работа над составлением технических условий должна проводиться на стадии проектирования. По мере создания прототипов и исследования идей начинают формироваться отдельные решения, что дает возможность приступать к составлению первоначальных прикидок документов, входящих в технические условия (так называемые черновые варианты). Некоторое время они могут иметь частный характер, пока в них не накопится достаточно признаков, представляющих ценность не только для одного человека. В разговорах, ведущихся между руководством проекта, проектировщиками, маркетологами и программистами, медленно, но верно будет формироваться понятие о том, что представляет собой нужный замысел, а составление технических условий должно идти по следу этих дискуссий. Как только процесс проектирования достигнет той самой точки, в которой останутся лишь два основных альтернативных варианта, составление технических условий сразу же должно получить мощный толчок. Когда на столе окажутся только два варианта, технические условия должны по минимуму включать все наиболее общие элементы и технические проработки, требуемые для обоих вариантов замысла (относящиеся, к примеру, к поисковой машине, которая потребуется им обоим), а также высокоуровневый перечень не принятых основных решений с описанием их потенциального значения.

Технические условия – это для одного или для многих?

Для руководителей проекта технические условия могут стать удобным хранилищем информации, полезной только им самим. Зачастую набирается так много вопросов от разных людей, что единый документ, содержащий технические условия, становится, на первый взгляд, вполне естественным местом, куда их можно поместить. К сожалению, всем, кроме руководителя проекта, такой уровень детализации только мешает. Человек, читающий технические условия, не должен чувствовать себя читателем авторского дневника (хотя, если перенять привычку многих ученых и инженеров вести рабочий дневник, можно облегчить себе задачу поиска удачных идей). Чем многочисленнее команда и выше уровень ее внутренней специализации, тем существеннее может стать эта проблема.

Тем не менее одной из важнейших функций технических условий считается непосредственная помощь руководителю проектов в его работе. Поскольку ему приходится организовывать и возглавлять усилия всей команды, этот документ, скорее всего, будет совершенствоваться и читаться им намного чаще всех остальных участников проекта. Поэтому появляющиеся в технических условиях записи, больше похожие на выдержки из дневника, тоже играют весьма важную роль, заключающуюся в отслеживании определенных особенностей и деталей, имеющих отношение к проекту. Весь фокус тут в том, чтобы эти записи не мешали основному изложению и тем решениям, которые описываются в технических условиях.

Таким образом, при авторской правке технических условий нужно позаботиться об отделении информации, важной только для руководителя проекта, от той, которая имеет значение для всей остальной команды. Проще всего отделить в технических условиях все объяснения, касающиеся поведения продукта или его функционирования, от проблем и положений, связанных с текущим состоянием продукта, поместив последние в перечень открытых проблем в самом конце документа.

Когда считать законченной подготовку технических условий

Для любого графика разработки, предусматривающего стадию планирования, написание и рассмотрение технических условий является ее естественным завершением. Теоретически к моменту завершения работы по составлению технических условий команда должна знать большинство деталей предстоящей работы и способов ее выполнения. Проект готов набрать полную скорость, и основная нагрузка смещается от планировщиков и проектировщиков к программистам и тестировщикам.

Какова мера достаточности

Решение о том, когда считать работу над техническими условиями завершенной, требует трезвых размышлений. Практически всегда обнаруживаются нерешенные проблемы и вопросы или не до конца улаженные зависимости от других компаний или проектов. Штамп «Разработка технических условий завершена» может означать самые разные степени завершенности и качества в зависимости от проекта и команды. Здесь не существует единых правил: иногда риск получения в итоге плохих технических условий перевешивается напряженностью рабочего графика или другими соображениями. Как и в отношении других высокоуровневых аспектов проекта (качества программного кода, стабильности, производительности), решение о величине прилагаемых сил и времени может быть принято только на основе здравых размышлений руководителя команды. И, конечно же, чем более обкатана основная техническая стратегия, тем, возможно, более гибким будет способ составления технических условий.

И все же есть одно универсальное правило: чем лучше технические условия, тем выше вероятность получить конечный результат в установленные сроки. Вопрос в том, какая степень вероятности вам нужна. Стоит ли тратить время на улучшение технических условий на 5 %? Сумеют ли программисты или руководитель проекта обдумать некоторые детали по ходу работы над реализацией проекта? На эти вопросы ответить не легко. Просматривая какие-либо технические условия, я должен был составить о них собственное мнение. Я думаю, что для принятия решения в большей степени нужен опыт управления проектами, а не мастерство программиста или технического писателя.

Тем не менее, перед тем как работа над техническими условиями будет считаться законченной, важен не сам по себе ожидаемый уровень ее завершенности. Подвести черту можно только после обсуждения технических условий. Поскольку этот процесс весьма субъективен и относителен, единственным способом довести технические условия до требуемого уровня качества является передача их на рассмотрение руководителям команд (и тем специалистам, для которых они написаны) и получение отзывов. (Я опишу этот процесс в следующем разделе.)

Как справиться с открытыми проблемами

Независимо от того, насколько хорошо команда справляется с проектированием, в ходе составления технических условий всегда будут выявляться нерешенные проблемы. Если с ними должным образом не разобраться, ждите неприятностей. Многие срывы, происходящие в ходе реализации проекта, возникают из-за неразрешенных или незамеченных проблем, возникших при составлении технических условий. Очень важно, чтобы руководитель проекта взял на себя инициативу по сбору и рассмотрению таких проблем, настраивая команду на их выявление на самой ранней стадии. Эта работа является серьезным испытанием для неопытных руководителей проектов, всецело поглощенных решением других задач по составлению технических условий и не уделяющих из-за этого достаточно времени для разбора открытых проблем. Зачастую, чтобы осознать всю важность выявления проблем на ранней стадии, надо сначала несколько раз «наступить на грабли» при реализации проекта.

Эффективному управлению открытыми проблемами поможет, разве что, усердная работа. Кто-то должен не только исследовать потенциальные проблемы, но и потратить время на их регистрацию. Здесь нет никакой премудрости. После того как они зарегистрированы, их можно будет расположить по приоритетам, за кем-то закрепить и, в конце концов, разрешить, но если ни у кого на это не найдется времени, избавление от серьезных проблем станет делом случая, а не мастерства специалистов.