Этикет делового письма - Олег Давтян

Эпистолярному жанру, как и всем другим формам человеческого общения, присущи стандарты, помогающие быстро найти подходящее слово или словосочетание. Использование готовых конструкций позволяет не тратить время на поиск определений, характеризующих стандартные ситуации. Стандартизация делового письма значительно повышает эффективность переписки, заметно облегчает его восприятие, что способствует оптимизации документооборота в целом. К стандартным формулам относятся устойчивые обороты речи и часто употребляемые синтаксические конструкции.

Устойчивые обороты речи

✓ наилучший результат,

✓ наименее сложный,

✓ произвести проверку,

✓ создать необходимые условия,

✓ руководство компании считает возможным,

✓ организация не возражает,

✓ оптимальное решение,

✓ вероятные сроки,

✓ подтвердить получение,

✓ сообщить данные,

✓ подготовить к отправке,

✓ в сложившихся обстоятельствах,

✓ в дополнение к полученной информации,

✓ в присутствии официальных лиц,

✓ с участием вышеназванных лиц,

✓ нанести визит,

✓ при прочих равных условиях,

✓ в связи с тем, что…

✓ несмотря на неоднократные предупреждения.

Готовые синтаксические конструкции

✓ доводим до вашего сведения,

✓ напоминаем, что…,

✓ просим + инфинитив,

✓ направляем (гарантируем) + дополнение в винительном падеже.

Всегда следует помнить о синтаксических особенностях построения сочетаний. Так, большинство слов в письменной речи употребляется только с одним словом или же с ограниченной группой слов.

Например:

✓ благодарность объявляется,

✓ дипломаты аккредитуются,

✓ должностные оклады устанавливаются,

✓ договоренность достигается,

✓ задолженность погашается,

✓ кредит выдается,

✓ контроль возлагается,

✓ нота вручается,

✓ оплата гарантируется (производится),

✓ приказ издается,

✓ претензия предъявляется,

✓ платеж производится,

✓ счет выставляется,

✓ ущерб компенсируется,

✓ цена устанавливается,

✓ экзекватура выдается, и т. д.

А вот часто употребляемые словосочетания:

✓ аргументы – убедительные,

✓ доводы – веские,

✓ расчеты – окончательные,

✓ рентабельность – низкая,

✓ сотрудничество – взаимовыгодное,

✓ цены – высокие, и т. д.

К нормам делового стиля также относят и унификации грамматической структуры, причем выбранный вариант закрепляется как эталонный за каждой композиционной частью текста. Например, в тексте приказа каждый пункт должен начинаться с указания адресата в дательном падеже – «кому», а затем – «что исполнить». Например, начальнику Управления внешних связей Иванову внести предложения по оптимизации структуры и сокращению кадрового состава.

Языковые формы

✓ в подтверждение (чего?) нашей договоренности,

✓ в порядке оказания (чего?) помощи,

✓ согласно (чему?) принятому ранее решению,

✓ исходя из (чего?) имеющейся потребности,

✓ в соответствии с (чем?) вашим письмом, и т. д.

Наряду с типичными канцелярскими оборотами (принять во внимание, принять к сведению, поставить на голосование и т. п.) такие словосочетания создают жесткий текстовый каркас.

Глава V

Типичные ошибки в языке и стиле деловой корреспонденции

Грамотность – это важнейшее качество делового письма, визитная карточка любой организации. Современный русский язык обладает большим количеством вариантных форм, однако в деловом письме принято использовать те единственные, которые наиболее точно и на понятном адресату языке изложат суть проблемы.

Тем не менее, составители деловых писем зачастую допускают массу ошибок. Их можно было бы условно подразделить на следующие виды: структурные, синтаксические, морфологические, лексические, стилистические, технические.

Структурные ошибки

Источником структурных ошибок является неверное построение делового письма, несоразмерное положение его частей. Бывает так, что суть письма теряется не только в многословии, но и в результате «распыления» главных тезисов по разным частям письма. Важно, чтобы каждый аспект содержания занимал надлежащее место в логической структуре делового письма и не перемешивался с другим аспектом.

Самое серьезное внимание надо уделить начальной фразе письма. Вот наиболее типичные шаблоны вступлений:

✓ сообщаем, что…

✓ доводим до Вашего сведения, что…

✓ ставим Вас в известность, что…

✓ прежде всего, позвольте поздравить (напомнить), (поблагодарить), (обратить Ваше внимание)…

✓ подтверждаю…

✓ в соответствии с…

✓ в связи с…

✓ в целях…

✓ возвращаясь к нашей вчерашней беседе…

✓ во время встречи (дата) Вы затронули вопрос…

✓ в последнее время мы…

✓ с большим интересом прочел (познакомился)…

✓ с большим удивлением узнал о…

✓ имею честь…

Неправильное употребление разговорных и нормативных форм

Одной из довольно распространенных ошибок является использование в деловых письмах разговорных форм множественного числа существительных на – а/-я вместо нормативных на – ы/-и. Так, например, в разговорной речи произносят «инструктора», «слесаря», «корректора», а при составлении деловых писем необходимо использовать иные окончания подобных слов: «слесари», «инструкторы», «корректоры» и т. д.

Особую группу существительных составляют слова с нулевым окончанием, у которых также особая форма множественного числа:

✓ названия воинских групп (солдат, партизан, кадет)

✓ названия парных предметов (ботинок, сапог, чулок (но «носков»)

✓ названия национальностей, территориальной принадлежности (армян, башкир, болгар, англичан, южан, киевлян)

✓ названия единиц измерения (ампер, вольт, ватт, аршин, микрон)

Ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении

✓ Нарушение специфики употребления деепричастных оборотов. Деепричастный оборот служит средством передачи действия, происходящего одновременно или в связи с другим действием. Ошибки при употреблении деепричастных оборотов нетрудно исправить, заменяя предложения с деепричастными оборотами предложениями с обстоятельствами, выраженными сочетаниями слов.

✓ Ошибки, возникающие в результате незнания структуры сложного предложения. Нередко составители деловых писем неоправданно усложняют текст. Хотя специфика делового письма требует пристального внимания к деталям изложения, однако не всегда и не все детали уместны в тексте. Поэтому неоправданно усложненные синтаксические построения должны упрощаться. Это можно сделать и путем прямого сокращения текста, и путем его переработки, например разбивкой сложного текста на отдельные, простые по составу и построению фразы.

Морфологические ошибки

Они часто встречаются при употреблении полной и краткой форм имен прилагательных. Следует учитывать, что краткие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи. Полные имена прилагательные в подобных текстах оказываются неуместными, ощущаются как разговорные и даже просторечные.

Неправильное использование слов и терминов

Неуместное или неоправданное использование иностранных слов. Заимствование иностранных слов – закономерный путь обогащения всякого языка. Часто в деловой язык попадают иностранные слова, обозначающие понятия, за которыми уже закреплен русский эквивалент. Однако нет смысла использовать иностранное слово, если есть русский термин, обозначающий данное понятие. Например, «апеллировать» вместо «обращаться», «прерогатива» вместо «исключительное право», «эксклюзивный» вместо «исключительный» и т. п. Употребление иностранной лексики должно быть обусловлено тремя обстоятельствами: необходимостью, уместностью и точностью словоупотребления.

Автору письма необходимо следить за тем, чтобы в нем не было места вышедшим из употребления конструкциям, типа: «при сем направляем», «во исполнение», «сего года», «настоящим сообщаем», не «вышепоименованный», а «указанный выше».

При употреблении сравнительной степени уместнее всего использовать сложные формы: не «важнейший» и «сложнейший», а «более важный», «более сложный». Что касается сокращений, то на протяжении всего письма они должны быть одинаковы, то есть если вначале вместо названия должности «генеральный консул» вы написали «генконсул», то такой формулировки следует придерживаться до конца.

Ошибки в употреблении слов-синонимов

Ошибки в употреблении слов-синонимов нередко происходят от того, что многозначное слово может быть родственно другому только в одном из своих значений. И, вообще, слово должно употребляться только в значении, не допускающем иных толкований. Кроме того, надо не ошибаться в правильном использовании слов-синонимов «построить», «возвести», «соорудить», «воздвигнуть», которые следует сочетать таким образом: «соорудить спортивную площадку», «воздвигнуть памятник», «построить дом». Неправильным было бы написать: «воздвигнуть гараж», «построить палатку», «соорудить лодку» и т. п.