Практическое руководство для юрисконсульта - Елена Семенова

Разработка СМК в организации начинается с приказа о создании рабочей группы по разработке и внедрению СМК.

Работу группы возглавляет представитель руководства по СМК – лицо, которое в данной организации осуществляет координацию и общее руководство работами по подготовке, внедрению и совершенствованию СМК и контроль за ее функционированием.

Обычно в рабочую группу включаются специалисты в области качества, главные специалисты основных подразделений и служб предприятия, в том числе правовой.

Это достаточно обоснованно и логично.

Постановка системы менеджмента качества влияет на организационную структуру хозяйствующего субъекта и распределение в нем функций.

Поскольку сфера управления тесно связана с применением трудового и гражданского законодательства, помощь юридического консультанта необходима уже на стадии анализа действующей системы управления и определения основных параметров будущей бизнесмодели, применяющей СМК.

Важное мероприятие в программе построения СМК – обучение персонала корпоративной СМК и разъяснение сути международных стандартов серии ISO 9000.

Положения международного стандарта ISO 9001:2008 воспринимаются нелегко, при этом каждое слово подразумевает выполнение определенных требований. Логично, что на этапе изучения этого основополагающего документа крайне необходима будет консультационная поддержка юридической службы. Именно правоведы при подготовке и проведении для сотрудников фирмы образовательных мероприятий в области менеджмента качества помогут установить точный смысл норм стандарта, используя все приемлемые виды толкований.

Другим основополагающим этапом является разработка документации СМК.

Документы дают возможность отразить последовательность действий, распределить обязанности и ответственность руководства и исполнителей, установить порядок взаимодействия структурных подразделений по вопросам качества продукции (работ, услуг).

Примерами внутренней документацией СМК могут быть:

Руководство по менеджменту качества – базовый документ, представляющий полную информацию о СМК компании;

стандарты предприятия, инструкции, положения – локальные нормативные акты, определяющие последовательность выполняемых процессов;

методики СМК – документы, содержащие рекомендации по применению СМК при осуществлении организацией основных видов деятельности или реализации проекта;

нормативно-техническая документация, устанавливающая требования к продукции, работам, услугам и процессам их производства, выполнения;

организационно-распорядительные документы: положения о структурных подразделениях, должностные инструкции сотрудников, приказы, распоряжения, указания и пр.

Поскольку уровень требований к сертифицируемым системам качества достаточно высок, то создание документов СМК осуществляется при непосредственном участии юристов.

К основным задачам правовой службы в рамках локального нормотворчества относятся:

правовое содействие рабочей группе, созданной с целью координации работ по менеджменту качества;

юридическое сопровождение мероприятий по разработке и поддержанию в актуальном состоянии документации СМК;

использование правовых средств для повышения качества выпускаемой продукции, выполняемых работ, оказываемых услуг, надлежащему выполнению обязанностей, установленных законодательством, и договорных обязательств;

защита экономических интересов фирмы в процессе становления и реализации СМК.

Степень и формы участия юрисконсультов в выполнении работ по документированию СМК может быть различной и зависит от множества объективных и субъективных факторов.

В одних случаях достаточно консультирования о возможности применение того или иного нормативного акта при документировании процедуры СМК.

В других – необходим системный анализ документации СМК на соответствие действующему законодательству.

В третьих – редактирование формулировок в целях точного и правильного понимания сути документа.

В отдельных случаях может быть выявлена необходимость разработки или переработки локальных нормативных документов, конкретизирующих и развивающих положения документов СМК.

В любом случае в поле зрения юриста должны оставаться основные требования и принципы локального нормотворчества, такие как:

легитимность – внутренние документы хозяйствующего субъекта должны соответствовать законодательству Российской Федерации;

функциональность – при управлении качеством документ призван обеспечить правовое регулирование управленческой, коммерческой, производственной, кадровой и иной деятельности общества;

согласованность с другими организационно-распорядительными и корпоративными документами организации;

четкость формулировок, обеспечивающая правильное понимание политики хозяйствующего субъекта в области качества, области применения и сферы действия документа, исключающая двусмысленность терминов;

отражение задач, функций, ответственности, прав и обязанностей руководителей и специалистов в документации СМК в соответствии с условиями трудовых договоров и (или) должностных инструкций.

Кроме того, следует учитывать критерии к качеству текста документа, который должен быть ясным, информационно емким, убедительным и представлять собой сплошной, четко структурированный текст. (См.: Методические рекомендаций Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела «Унификация текстов управленческих документов».)

Практика показывает, что СМК работает эффективно там, где все сотрудники – от руководителя до вахтера – понимают суть целей СМК, заинтересованы в повышении культуры производства товаров и оказания услуг.

Необходимым условием результативной работы руководителей и специалистов фирмы является четкое распределение функций и обязанностей, прав и ответственности. Стратегические цели и задачи компании должны быть спроецированы на все уровни управления и найти выражение в соответствующих документах.

Особое внимание следует уделить Положениям о структурных подразделениях и (или) должностным инструкциям сотрудников, поскольку данные внутренние документы определяют задачи, функции, круг должностных обязанностей, права, ответственность служб и работников и систему их взаимодействия.

Кроме того, в должностных инструкциях содержатся квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности.

Положения о структурных подразделениях и должностные инструкции сотрудников необходимо разработать заново или пересмотреть их на предмет актуальности функций и соотносимости их с целями и задачами СМК.

Нормативно установленных требований к положениям о подразделениях, должностным инструкциям и порядку их составления не существует. Организация самостоятельно определяет структуру, содержание данных локальных нормативных актов, вопросы, которые будут ими урегулированы.

В то же время основой для разработки должностных инструкций должны служить квалификационные характеристики, содержащиеся в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37 (в ред. постановлений Минтруда России от 21 января 2000 г. № 7, от 4 августа 2000 г. № 57, от 20 апреля 2001 г. № 35, от 31 мая 2002 г. № 38, от 20 июня 2002 г. № 44, от 28 июля 2003 г. № 59, от 12 ноября 2003 г. № 75, приказов Минздравсоцразвития России от 25 июля 2005 г. № 461, от 7 ноября 2006 г. № 749, от 17 сентября 2007 г. № 605, от 29 апреля 2008 г. № 200).

При подготовке документов СМК и внесении в них изменений следует учитывать требования ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введенного в действие постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст.

Как показывает практика, мероприятия по дальнейшей реализации СМК также требуют надлежащего юридического сопровождения.

Одна из составляющих СМК – это постоянное улучшение качества. Поэтому все мероприятия, проводимые в организации, должны преследовать одну цель – повышение эффективности и результативности деятельности и процессов для получения выгоды как для организации, так и для ее контрагентов и других заинтересованных сторон.

Действия по улучшению качества включают в том числе и правильную организацию договорной работы.

Обычно юристы разрабатывают локальный нормативный акт, регулирующий порядок заключения, исполнения и контроля за исполнением договоров, типовые формы наиболее распространенных в компании видов договоров, визируют или подготавливают проекты договоров, участвуют в согласовании разногласий, возникающих в ходе установления договорных отношений.