Искусство управления IT-проектами - Скотт Беркун

В конечном счете, основная идея, в которую я уверовал, состоит в том, что пока вы никому не причиняете боли (кроме возможных конкурентов) и ведете людей в правильном направлении, ничто, кроме того, что вы делаете благое дело, не имеет значения. Пока результат положителен, неважно, сколько идей исходит от вас, а сколько – от кого-то другого. Руководство проектом оправдывает любые средства, необходимые для повышения вероятности и сокращения сроков наступления благополучного исхода. Я использовал одну полезную ежедневную молитву, которая звучала примерно так: «Дай случиться чему-нибудь хорошему». Увидев меня в коридоре или за работой с каким-нибудь программистом у классной доски, люди спрашивали: «Ну что, Скотт, чем ты занят?» А я улыбался и говорил: «Даю возможность случиться чему-нибудь хорошему». Это стало основной составляющей моего ежедневного подхода к каждому человеку, и когда я направлял работу других, эта установка распространялась через них на всю команду. Поскольку пора наконец переходить к конкретике, я выражаю надежду на то, что и вы прочувствуете эту установку и проникнитесь основной идеей этой начальной главы.

Выводы

Каждая глава этой книги завершается краткими выводами или ключевыми моментами, помогающими позже освежить в памяти ее содержимое.

• Управление проектами востребовано повсеместно и с незапамятных времен.

• Если сохранится непосредственность, присущая стилю мышления новичка, появится больше возможностей чему-нибудь научиться.

• Руководство проектами может быть работой, ролью или деятельностью (советы, приведенные в данной книге, пригодятся независимо от того, как вы это определите).

• Руководство программами – это вариант руководства проектами, применяемый исключительно в корпорации Microsoft. Оно берет начало в идее матричной организации управления.

• Руководство и управление требует понимания ситуации и интуитивного чутья наряду с несколькими другими всеобщими дилеммами, включая проявление эгоизма или альтруизма, навязывание своей воли или доверительные отношения, храбрость или осторожность.

• Остерегайтесь претенциозности и излишней вовлеченности во все дела в процессе своей управленческой деятельности. Процесс должен содействовать работе команды и никак иначе.

• Если вы штатный менеджер, найдите способы извлечения выгоды из вашего особого взгляда на команду и проект.

Упражнения

1. Выберите одного из своих лучших друзей, который работает или учится в какой-нибудь другой сфере. Как он управляет своими проектами? Существует ли у них должность руководителя проекта или эта работа распределена между разными людьми?

2. Если от хорошего руководителя требуется соблюдение баланса подходов, как может руководитель проекта убедиться в том, что он не зашел слишком далеко в одном направлении по сравнению с другим? Как может руководитель проекта заручиться помощью людей, с которыми работает, чтобы сохранить баланс подходов?

3. Придумайте повод и устройте вечеринку. (Вы выдержали чтение первой главы, чем не повод?) После преодоления похмельного синдрома и вызволения друзей из «кутузки», рассмотрите следующие вопросы: чем вечеринка отличается от проекта? Сравните трудности и награды за роль организатора вечеринки по сравнению с ролью руководителя реального проекта. В чем различия и сходства?

4. Подумайте о неудачном проекте, над которым вам приходилось работать. Какой урок и каким образом вы из этого вынесли? Составьте список допущенных ошибок и то, что можно сделать по-другому в следующий раз, чтобы предотвратить повторение случившегося. Процесс составления этого списка заставит вас призадуматься и получить более глубокое представление о всем, что произошло.

5. Способны ли вы к проявлению качеств лидера или есть ли на вашей памяти события, происходившие благодаря вашей управленческой деятельности? Если вы хотите расширить круг возможностей для проявления лидерских качеств, то что вы можете для этого сделать?

6. Представьте себе команду, в которой люди вознаграждаются исключительно за то, насколько хорошо они следуют процессам и правилам, а не за достижение конкретных целей. Что произошло бы с качеством работы? На что была бы похожа роль руководителя проекта? Что это говорит о потенциальных опасностях, которые могут быть созданы руководителем проекта?

7. Менеджеры среднего звена или те, кто руководит этими менеджерами, особенно склонны к излишнему участию во всех делах и в создании ненужных процессов, потому что они занимают среднее положение в структуре организации. Как рассудительный менеджер среднего звена мог бы избежать искушений к проявлению мелочной опеки и установлению слишком большого количества правил?

Часть 1. Планирование

Глава 2. Правда о календарных планах

Людям свойственно опаздывать. Они часто выбиваются из повседневного графика, пусть всего на несколько минут или пару раз в неделю. (Поскольку возражать люди научились ничуть не хуже, я пойму, если вы откажетесь принимать это утверждение на свой счет.) Студенты опаздывают на занятия, сотрудники – на рабочие совещания, а друзья приходят в бар на десять минут позже назначенного времени. Мы считаем, что понятие «вовремя» относится не к конкретному моменту, а к какому-то интервалу времени, который может быть для кого-то шире, чем для всех остальных. Характерный пример – старшие официанты. Они вас уверяют, что столик вот-вот будет готов, но при этом зачастую заставляют ждать значительно дольше объявленного.[7] Существует множество ситуаций, при которых приходится выбиваться из рабочего графика, сюда можно отнести долгие ожидания у телефонной трубки или очереди на прием к врачу. Такие ситуации заставляют скептически относиться к затее планирования рабочего времени, противоречащей нашему жизненному опыту.

Стоит ли при этом удивляться, что масса проектов не выдерживаются по срокам их реализации. Многие из нас подходят к их планированию с наихудшими представлениями о своевременности поставок или получений каких-либо компонентов. Мы склонны делать оценки на основе смутных предположений, предсказывая результаты работы, исходя из благоприятного стечения обстоятельств, и в то же время с учетом предыдущего опыта не очень-то доверяем тем графикам, которые просматриваем или сами создаем. Данная глава посвящена ответам на вопросы, почему мы так поступаем, как это влияет на календарные планы проектов и как все-таки избавиться от обозначенных проблем.

Но перед тем как искать способы составления совершенных календарных планов, мы должны понять, какие именно проблемы решаются с их помощью. Если они столь ненадежны, стоит ли вообще тратить время на их создание? Календарные планы служат нескольким различным целям, лишь некоторые из них непосредственно связаны с фактором времени.

Три цели составления календарных планов

Что бы вы ни планировали, субботнюю вечеринку или обновление корпоративного сайта, все планы подчинены достижению трех целей. Первая – это определение сроков выполнения. Календарный план предоставляет контракт, связывающий всех участников, подтверждающий вклад каждого специалиста в общее дело, который он намерен внести за определенный период времени. Обычно при обдумывании плана реализации проекта – это первое, что приходит в голову. Планы часто ориентированы не на внутренние, а на внешние по отношению к команде разработчиков факторы, поскольку нацелены на выполнение контракта в соответствии со сроками заказчика. Зачастую клиенты платят не только за сам заказ, но и отдельно за срочность его выполнения (представьте работу почтовых служб). Чтобы предоставить возможность клиентам или партнерам строить планы относительно конкретного проекта, надо согласовать временные параметры по этапам его реализации.

Вторая цель разработки календарного плана заключается в том, чтобы помочь каждому участнику проекта увидеть свою роль в общей работе и способствовать координации усилий отдельного участника и остальных членов проекта. Пока план носит предварительный характер и содержит лишь наметки сроков поэтапной реализации проекта, маловероятно, что в нем удастся учесть все связи и взаимозависимости. Без календарного плана каждый будет сконцентрирован на выполнении своих собственных задач и не будет думать о том, как его работа повлияет на работу других.

И только после указания всех деталей с указанием следом за ними исполнителей появится возможность провести реальные расчеты и исследовать допущения. Это справедливо даже для небольших коллективов или отдельных разработчиков. Календарный план оказывает психологическое влияние, поскольку с его помощью оглашаются взятые обязательства. Совсем не просто забыть или проигнорировать то, что вывешено на всеобщее обозрение, напоминая команде о том, что должно быть сделано. Для руководителей проекта существенно и следующее обстоятельство: когда обнародован проект календарного плана, могут быть подняты вопросы о реалистичности некоторых его разделов и может быть сопоставлен объем работ по проекту с тем, что возможно выполнить на самом деле.