Управление бизнес-процессами. Практическое руководство по успешной реализации проектов - Джон Джестон

• архитектора процессов (возможно, с частичной занятостью в проекте), чьи основные обязанности – обеспечить согласование проекта и архитектуры процессов с общей архитектурой предприятия, а также информирование нужных людей внутри организации и их вовлечение в реализацию архитектуры процессов;

• консультанта BPM, помогающего выявить и реализовать выгоды, которые могут быть получены посредством BPM, включая новые возможности через изменения процессов, и осуществляющего роль «поводыря» для соответствующих лиц в достижении выгод;

• специалистов, моделирующих процессы, чьи основные обязанности включают моделирование процессов на этапах понимания и инноваций;

• бизнес-тренера (с частичной занятостью), который проводит общее обучение BPM.

К проекту могут также привлекаться следующие лица:

• инженер процессов, который может привлекаться в случае применения автоматизированного решения. Если организация реализует свои первые проекты BPM, инженер процессов должен обеспечить пригодность технического решения для инфраструктуры организации. Это может оказаться серьезным вызовом, поскольку часто включает различные системы, интерфейсы и версии ПО;

• администратор инструмента моделирования и управления, который должен обеспечить необходимые функциональные возможности моделирования и управления процессами.

Большинство участников проекта будут прикомандированы к нему на срок его действия. В задачу менеджера проекта BPM входит обеспечение высокой мотивированности группы, ее эффективности и продуктивности, готовности ответить на более серьезные вызовы. В Приложении С подробно расписаны роли и обязанности членов группы проекта.

Положение внутри организации

Место проекта внутри организации должно соотноситься с бизнес-подразделением, чьи процессы планируется усовершенствовать. Спонсор проекта должен активно и деятельно участвовать в проекте и быть его твердым приверженцем, нацеленным на достижение конечных результатов. Он должен занимать высокую должность в своем подразделении.

Поддержка извне

Обучение и наставничество – самые общие формы внешней поддержки, особенно при первом опыте внедрения проекта BPM на основе общей схемы.

Уровень 2. Цель программы BPM (повторяемый)

На уровне 2 у организации уже есть опыт нескольких успешно реализованных проектов BPM, и/или в ней запущена программа BPM, включающая несколько проектов. Цель программы BPM – достижение результатов по нескольким проектам, подразделениям, системам, продуктам и услугам.

Вызовы

На уровне 2 важно решить следующие проблемы:

• программа BPM должна поддерживать баланс между обеспечением успеха отдельных проектов и стремлением следовать формирующимся стандартам и методам организации. Такие стандарты чрезвычайно важны для организации по мере появления новых проектов и вовлечения в них людей: если не получится обеспечить следование стандартам в ходе программы, то точно не удастся и в организации в целом;

• программа BPM может набирать ход, используя опыт и уроки, извлеченные из предыдущих проектов, и применяя усовершенствованные методики. Программа BPM должна доказать, что первый успех (успехи) можно повторить и расширить;

• для организации важно понимать, что программа BPM – это не просто проект BPM большего масштаба и объема.

Состав

Помимо основных участников проекта BPM, в программе должны принимать участие следующие лица:

• менеджер программы BPM, на котором лежит ответственность за достижение целей (или их превышение) всех проектов BPM, находящихся под его контролем. Менеджер программы BPM не обязательно является менеджером проекта на предыдущем этапе/стадии, поскольку требуемые профессиональные умения и навыки всякий раз разные;

• архитектор процессов, от которого требуется обеспечить соответствие всех проектов и инициатив согласованным стандартам, чтобы не изобретать колесо. Более того, архитектор процессов должен контактировать с другими архитекторами организации, устанавливая образ действий (modus operandi);

• специалист по моделированию процессов или контролер качества процессов, который должен направлять работу различных лиц, моделирующих процессы в проектах BPM, и проводить обучение в ходе работы. Это лицо может также оказывать помощь в некоторых аспектах моделирования, особенно при формировании первоначального перечня сквозных процессов;

• консультант BPM, который консультирует по вопросам выгод, извлекаемых из использования опыта различных проектов BPM и внутреннего управленческого учета для бизнеса;

• администратор инструментов моделирования и управления процессами: в программе BPM весьма вероятно будет (и настоятельно рекомендуется иметь) инструмент моделирования и управления процессами, в противном случае управление моделями станет чрезвычайно затруднительным (или даже невозможным). Администратор обеспечивает поддержание минимального комплекса стандартов, иначе инструментарий может стать неуправляемым.

К программе могут также привлекаться следующие лица:

• один или нескольких специальных менеджеров проектов BPM, которые будут отвечать за более сложные проекты, обучение и поддержку младших менеджеров проектов. Такие менеджеры могут привлекаться при наличии трудностей в проектах;

• инженер (инженеры) проектов, которые оказывают содействие и повторно применяют различные наработки данного проекта в других проектах (BPM или не связанных с BPM);

• куратор BPM, который с расширением объема и вовлечением все большего числа людей может формировать программы обучения BPM и, возможно, осуществлять внутреннее обучение.

Положение внутри организации

Менеджер программы BPM должен иметь тесные связи с главными заинтересованными сторонами различных проектов. В долгосрочных программах особое внимание нужно уделить общению и информированию различных заинтересованных лиц, бизнеса и членов групп проектов. Следует также подумать о названии программ для использования его во внутреннем и внешнем маркетинге.

Поддержка извне

Если зрелость организации в области BPM недостаточна, на этой стадии внешняя поддержка играет важнейшую роль для принятия правильного подхода. На уровне 2 BPM находится на взлете, поэтому фальстарт приведет к огромным затратам энергии, времени и денег. Внешние эксперты привнесут опыт, почерпнутый в других ситуациях.

Уровень 3. Центр совершенствования бизнес-процессов (сформированный)