Информационные технологии и управление предприятием - Владимир Баронов

Управление ИТ-активами

Для обеспечения учета ИТ-активов (как аппаратных средств, так и ПО) с требуемым качеством используются специализированные системы управления. Они обладают минимальной функциональностью и обеспечивают предоставление следующей информации:

• данные о конфигурации программно-аппаратных средств;

• данные об инвентаризации;

• данные о планировании приобретения;

• данные о стандартах;

• данные об убытках/доходах;

• данные о передаче активов;

• данные о внутреннем бюджете;

• контроль состояния (статуса) требования;

• калькуляция цен;

• управление запасами;

• управление контрактами;

• управление поставщиками;

• контроль/аудит счетов.

Появление отдельного класса систем управления ИТ-активами в дополнение к модулям управления активами ERP-систем объясняется тем, что последние не могут создать полномасштабную систему, которая бы учитывала все требования, предъявляемые к управлению установленными в организации ИТ-активами.

Основные недостатки, выявленные при внедрении и использовании модулей управления активами в ERP-системах:

• увеличение временных и стоимостных затрат на настройку – для обеспечения требуемой функциональности необходимы детальные спецификации компонентов ИС (ПК, серверы и т. д.); их частое перемещение и реконфигурация вызывают значительные, и зачастую непреодолимые, затруднения для учета;

• отсутствие возможности интеграции (фильтров для импорта/экспорта) со средствами сетевого управления (help desk, удаленный контроль, автораспространение ПО) требует дополнительных усилий по созданию собственных интерфейсов;

• управление активами не является чисто технологическим решением (от 40 до 50 % усилий направляются на услуги по внедрению/интеграции), поэтому, чтобы понять, как «правильно» использовать приложение, особого внимания при внедрении заслуживает фаза выработки требований (обычно она длится 3–6 месяцев);

• неспособность отследить в полном объеме соблюдение условий контрактов и использования лицензий на ПО;

• управление активами в ERP-системах ориентировано на какую-то одну конкретную область (например, ОС, закупки) и не может обеспечить адекватную функциональность при работе с различными данными, характеризующими состояние существующей ИТ-инфраструктуры организации;

• модуль управления активами взаимодействует с другими модулями, что создает дополнительные сложности для его инсталляции и поддержки (например, соответствующий модуль в SAP работает с GL, MM, Plant Maintenance, HR), в то время как специализированные приложения управления ИТ-активами являются автономными и внешними по отношению к общей системе.

Цель управления ИТ-активами состоит в том, чтобы синхронизировать процессы управления информационными технологиями с деятельностью предприятия и бизнес-целями подразделений:

• уменьшить стоимость владения;

• улучшить эксплуатационную эффективность;

• минимизировать риски.

Применение системы управления ИТ-активами позволяет:

• оптимизировать бизнес-процессы внутри компании;

• иметь актуальную информацию в реальном режиме времени;

• держать все ресурсы под постоянным контролем;

• уменьшить совокупные затраты на владение ИТ-системой на 8—15 %;

• повысить производительность труда ИТ-персонала в среднем на 10–15 %;

• оптимизировать процесс закупок оборудования и выбора поставщиков.

Кроме уменьшения прямых затрат и улучшения эксплуатационной эффективности внедрение систем управления ИТ-активами помогает в идентификации и управлении следующими рисками:

•  деловой риск, который возникает от недостатка гибкости и оперативности ИТ-системы обеспечивать развитие бизнеса предприятия;

•  финансовый риск. Источники финансового риска ведут к прямой потере дохода или появлению непредвиденных расходов от неправильно рассчитанного количества требуемых программно-аппаратных средств или потери доступа к информационной системе. Финансовый риск может быть обусловлен неудачным развертыванием ИТ-решения, например, когда внедряемая ERP-система не приводит к ожидаемым результатам;

•  эксплуатационный риск, связанный с недостаточной надежностью ИТ-инфраструктуры. На рынке, где конкурентоспособность зависит от оперативности принятия решений, измеряемых в неделях или месяцах (меньше, чем годы), успех часто зависит от способности системы управления ИТ-активами предоставлять достоверную и наиболее значимую информацию. Например, для предприятия жизненно важно заранее знать, когда сервер достигнет предела своих возможностей. Современная система управления ИТ-активами может уведомить об этом ИТ-персонал. Или, например, предприятие при реализации планов развития бизнеса должно определять требования к инфраструктуре, обеспечивающей возможности по развитию. Без надежных ИТ-данных управления активами такие усилия будут затруднены;

•  юридический риск. Предприятия, не управляющие лицензионной политикой, могут быть подвержены штрафам или судебным преследованиям. Кроме того, может пострадать репутация компании, в результате чего будет утрачено доверие со стороны клиентов. Этот риск обычен в следующих ситуациях:

– использование нелицензионного программного обеспечения;

– несоблюдение лицензионных условий по программному обеспечению;

– нарушение авторского права;

– нецелевое использование электронного оборудования;

– неправомочное распространение конфиденциальной информации.

Автоматизированная система управления активами должна быть интегрирована с бизнес-и ИТ-процессами и стратегиями, используемыми для организации снабжения, списания активов и управления изменениями. Для синхронизированного управления активами должен быть создан централизованный репозиторий (база данных). Основная цель состоит в создании организации с необходимым объемом предоставляемых услуг, обеспечивающих оптимальную стоимость ведения бизнеса на основе информационных технологий.

Управление ИТ-активами представляет собой систему объединенных процессов, стратегий и технологий, позволяющих предприятию обеспечивать контроль над ИТ-активами (рис. 6.7).

Рис. 6.7. Управление ИТ-активами

В управлении ИТ-активами можно выделить три основных аспекта – физический, финансовый и договорный (рис. 6.8). Объединение физических, финансовых и договорных данных поддерживает функции управления, необходимые для эффективной работы ИТ-активов.

Рис. 6.8. Компоненты управления ИТ-активами

Физический компонент

Данные о физическом состоянии активов позволяют получить информацию о пользователях активов, месте расположения и конфигурации активов. При сборе данных могут использоваться как инструментальные средства, так и механические процессы. Посредством инструментов автообнаружения можно зафиксировать активы, присоединенные к сети, используя при этом агента, установленного на локальном устройстве или на центральном сервере, который сканирует сетевые устройства. Помимо сканирования аппаратных характеристик можно получить информацию об установленном на данных устройствах ПО. Однако использование только средств автообнаружения не даст полноценную картину состояния всех активов предприятия. Существуют устройства, не включенные в сеть (например, локальный принтер), но которые также нуждаются в трэкинге, осуществляемом вручную. Кроме того, процессы, выполняемые вручную, необходимы для получения информации о физическом местоположении активов, идентификации сотрудников и т. п.

Финансовый компонент

С финансовой точки зрения выделяют данные о стоимости активов, их амортизации и остаточной стоимости. Как правило, для отслеживания состояния ИТ-активов создается репозиторий, в котором каждому активу присваивается уникальный идентификатор. Полученные финансовые данные используются в процессе поставок, для планирования бюджета, для расчета экономической эффективности.

Договорный компонент

Удобный доступ к актуальной информации о контракте имеет первостепенную важность при управлении активами. На большинстве предприятий контракты часто хранятся в бумажной форме. Без эффективных электронных средств отслеживания соглашений с поставщиками об уровнях обслуживания, информации о гарантиях и техподдержке предприятия подвергаются значительным рискам. К таким рискам относятся просрочка сроков лицензирования, ошибки при выставлении счетов, негарантированное автоматическое возобновление контрактов. Договорный компонент, таким образом, используется с целью соблюдения лицензионного соответствия и обеспечения необходимых уровней обслуживания. Такая информация также оказывается полезной на предконтрактной стадии и в управлении процессом техподдержки.