Общение на результат. Как убеждать, продавать и договариваться - Антон Антипин

«Амазон» отказался от использования презентаций на совещаниях. На их создание сотрудник тратит много времени, а нужны они больше докладчику, чем слушателям.

Генеральный директор «Амазон» Джефф Безос не против фотографий, схем, графиков или рисунков, нарисованных тут же на доске, но к презентациям в модных программах относится отрицательно.

Это не значит, что нужно вовсе отказаться от визуальных материалов. Просто помните, что техника поддерживает выступление, а не наоборот. Если у вас чудесная презентация, но вы толком не можете объяснить мысль, дело провалится.

Часто от работы отвлекают телефоны. Корзина для телефонов решает проблему: складываем туда аппараты до конца собрания и посвящаем всего себя проблеме. Желание лишний раз проверить почту только придаст дискуссии ускорение. Вместо телефонов лучше выдать участникам бумагу и ручки.

Совет: улучшайте, но не переусердствуйте. Нет смысла тратить деньги компании на последние технические новинки. Иногда интерактивный экран или огромный монитор вам просто не нужны. Их легко заменят магнитная доска и проектор. Главное не то, каким инструментом вы пользуетесь. Важно, чтобы он помогал на совещании, а не перетягивал на себя все внимание.

Готовое решение

Компания-разработчик программного обеспечения «37 сигналс» в 2011 году ввела День национального бойкотирования встреч. Но даже эта компания не смогла полностью обойтись без офисных собраний.

Есть вопросы, которые людям проще решать при личном общении. Потому в компании «37 сигналс» придумали свои правила. Их с успехом применяют крупные компании мира.

«Фейсбук» просит постоять. В компании «Фейсбук» считают, что встреча пройдет максимально быстро и продуктивно, если сотрудники будут обсуждать планы работы на день стоя. Каждый день работники компании в полдень отправляются на 15-минутную «встречу на ногах».

«Америкэн Экспресс» сокращает слова. Если сотрудник не может охарактеризовать проблему пятью словами и меньше, ему точно требуется больше времени на подготовку.

«Яндекс» отправляет в библиотеку. В календаре сотрудников «Яндекса» есть библиотечный день – день, когда человек намерен ударно поработать. В такие дни сотрудникам разрешено не ходить на совещания. Их не отвлекают от дел, и продуктивность сотрудников повышается.

«Моторола» заставляет думать. В корпорации «Моторола» над любым вопросом просят подумать хотя бы семь секунд. Исследования компании показали, что сразу высказанная мысль отнимает время у коллектива. Семи секунд вполне достаточно, для того чтобы обдумать предложение.

«Зинепак» ищет плохие идеи. В музыкальной издательской компании «Зинепак» придумали выход из творческого ступора. Если у сотрудников не появляется хороших идей, они соревнуются в придумывании плохих. Это не только смешит участников, но и выводит из тупика. Гениальные идеи – противоположность самых пустых.

«Хед Хантер» выбирает условия и время. Компания провела опрос и установила, что 30 % сотрудников засыпают на совещаниях из-за духоты. Оптимальная температура в конференц-зале – 22–24 °C. И лучше проводить встречи в первой половине дня при естественном освещении: 36 % опрошенных уснули как раз после обеда.

Как ставить задачи, которые выполнят на 100 %

Опрос кадрового агентства Penny Lane Personnel, проведенный в 2011 году, показал, что российские соискатели хотели бы работать с начальником, умеющим четко ставить задачи.

В то же время мы часто слышим жалобы руководителей, что сотрудники некачественно выполняют поставленные задачи: срывают сроки, забывают о клиентах и пр. Что же получается? Подчиненные хотят, чтобы им ставили четкие задачи, а руководители – чтобы их задачи выполнялись. Замкнутый круг. Почему сотрудники не выполняют задачи? Потому что не хотят или потому что не могут? Давайте разбираться.

Уровни зрелости сотрудников

Поль Херси и Кен Бланшар разработали теорию жизненного цикла. Согласно ей стиль руководства должен зависеть от зрелости сотрудников. Зрелость – это способность сотрудника брать на себя ответственность. Она зависит от уровня образования, профессиональных навыков, самооценки и жизненных установок. Стиль руководства и постановки задач должен отличаться в зависимости от уровня зрелости сотрудников. Всего авторы теории выделяют четыре уровня зрелости.

Низкий уровень зрелости. Для низкого уровня характерны низкие способности, слабое владение профессиональными навыками, небольшой опыт работы, неуверенность в себе, нежелание брать на себя ответственность. Таким людям нужно подробно объяснять процесс выполнения задачи – чем подробнее, тем лучше.

На низком уровне зрелости находятся новички, стажеры, неподготовленные в профессиональном плане люди (обыватели). Для эффективного взаимодействия с ними вы должны максимально детализировать задачу.

Средний уровень зрелости. Сотрудники, как правило, образованны и имеют некоторый опыт работы. Они уже демонстрируют уверенность в себе, проявляют способности, интерес и хотят учиться. Руководитель не может ограничиться жесткими инструкциями: он обосновывает свои решения, стимулируя инициативу.

Высокий уровень зрелости. Сотрудники, как правило, хорошо обучены, владеют профессиональными навыками и имеют необходимый опыт работы, но испытывают неуверенность в собственных силах. Руководитель может проявлять участие, давать советы, помогать. Если вы работаете с сотрудниками этой группы, вовлекайте их в процесс принятия решения. Вместо того чтобы предоставлять подробные инструкции, давайте им сложные задания, предлагая самостоятельно находить лучшие способы их выполнения. Если перед вами стоит сложная задача, соберите на совещание подчиненных высокого уровня зрелости: проведите мозговой штурм, попросите их предложить варианты решения. Тем самым вы разгрузите свою голову и повысите собственную значимость сотрудников.

Очень высокий уровень зрелости. Сотрудники прекрасно образованны, обладают богатым опытом работы, способны брать на себя ответственность, решать сложные и творческие задачи. Это, как правило, руководители, и им можно делегировать полномочия. При постановке задач таким людям подходит вдохновляющий стиль. Помните, выше мы читали сказку «Посадил дед репку», где дед выступал в роли вдохновителя?

Пять критериев, которые нужно учитывать при постановке задач

Есть определенные критерии, которые нужно учитывать, когда вы формулируете задачу для подчиненных. При этом неважно, ставите ли вы глобальную задачу по развитию нового направления или просите предоставить отчет о проделанной работе. Держа в голове эти пять критериев, вы любую задачу поставите так, что ее выполнят четко и в срок.

1. Конкретная задача. Задача, которую вы ставите, должна быть конкретной, то есть пониматься всеми однозначно. Когда мы с вами формируем идею в голове, у нас складывается некий образ. Этот образ мы передаем словами подчиненному. Подчиненный расшифровывает эти слова и формирует свой образ. Очень часто расшифровка образа не соответствует той картинке, которая была в голове руководителя. Если вы хотите убедиться в этом сами, проведите эксперимент. Представьте себе самое вкусное яблоко. Какое оно? Возможно, зеленое, возможно, красное. С листочком или без. Маленькая ранетка или большое яблоко, которое не помещается в ладонь. Запишите на бумаге. Затем попросите двух-трех коллег сделать то же самое. Вы увидите, насколько ваши представления различаются. У каждого свое понимание самого вкусного яблока.

Преподаватель Елена Александровна Жданова в своем видеоуроке, посвященном постановке задач, упомянула, что международная статистика свидетельствует: при перемещении информации по горизонтали, то есть от коллеги к коллеге, искажение может достигать 20 %. Если информация передается по вертикали, от руководителя к подчиненному или обратно, то искажение может быть 75 %. Поэтому конкретность задачи – это однозначность ее понимания всеми. Именно поэтому, если при формулировке вами задачи подчиненному не хватает точности, попробуйте описать результат, который вы хотите получить. Это поможет ему понять, что и как он должен делать, чтобы выполнить ваше поручение.

2. Достижимая задача. Задача, которую вы ставите, должна быть достижимой. Что это значит? Исполнители должны быть способны добиться желаемого результата, хотя бы потенциально. Они должны обладать ресурсами (внешними и внутренними) для его достижения либо быть способными обрести эти ресурсы.