Искусство беcстрессовой продуктивности - Дэвид Ален

Побудить вас ориентироваться в перспективе и помогать вам принимать решения адекватные реальности, в которой все мы варимся — это сами собой разумеющиеся цели этой книги. Если вы полны рвения и кидаетесь прояснять перспективы, то убедитесь, чтобы они были прояснены на всех уровнях.

Как часто стоит такой обзор проводить — вам видней. Важный на этом этапе принцип, который мне хотелось бы подчеркнуть.

Вам надо оценивать вашу работу и жизнь соответственно определенным горизонтам, принимать правильные решения, в правильное время для того, чтобы поддерживать ясность сознания.

Итак, отправная точка всей этой персональной методологии сбора, обработки, организации и обзора: сегодня среда, 9:22 утра — что надо делать?.

Глава 9. Выполнение: принятие оптимальных решений

Итак, простой рабочий день. Как вы решаете, что именно делать по каждому проекту именно сейчас? Как я уже говорил, прислушайтесь к внутреннему голосу. Если же вас воротит от этого понятия, тогда назовите это иначе: встроенный компас, интуиция.

Это вовсе не значит, что надо плыть по течению. Я и сам шел таким путем и могу сказать, что на себе проверил полезность, не сказать острую необходимость этих уроков.[15] Как я говорил во второй главе, я выявил три модели расстановки приоритетов, которые оказали мне неоценимую услугу в процессе принятия решений.

четырехкритериальная модель принятия решений

тройная модель оценки каждодневной работы.

шестиуровневая модель обзора вашей собственной работы

В конечном счете, вы всегда должны доверять своей интуиции. Однако эту степень доверия можно увеличить.

Это показано в одной из версий иерархической модели — которая, на самом деле является вариантом типичной стратегической модели сверху вниз. Следуя методологии GTD, я решил, что небесполезно будет проработать систему приоритетов снизу вверх, то есть, я начну с самого приземленного уровня.

Четырехкритериальная модель принятия решений

Помните, что вы принимаете решения, основываясь на четырех критериях, следующих в таком порядке.

1. Контекст (сопутствующие условия).

2. Время, которым вы располагаете.

3. Силы, которыми вы располагаете.

4. Приоритет.

Давайте разберем каждый из критериев подробно с точки зрения усиления динамичности вашей поведенческой политики.

Контекст

Первое, что надо решить это что вы можете сделать прямо сейчас, используя имеющиеся под рукой инструменты. Телефон рядом? Можете ли вы поговорить с глазу на глаз с человеком, с которым вы планировали обсудить, по крайней мере, три дела? А может, вы сейчас в магазине, где вам надо что-то купить? Если же вы не можете выполнить то или другое по причине отсутствия инструментов или потому, что вы находитесь не там, где надо, это не должно вас сильно беспокоить.

Как я уже говорил, все напоминания надо группировать по контексту — «Телефонные звонки», «Домашние дела», «На Комьютере», «То, что надо отослать», «Передать Джо», «План проведения собрания персонала» и так далее. Критерий контекстов является первым в вашей системе критериев, и поэтому он может предотвратить лишние переоценки и пересмотры того, что надо сделать. Если вам надо переделать некоторое количество дел согласно вашему «to-do» - списку, но вы не можете сделать большую часть, находясь в определенный условиях, вы заставляете себя продолжать менять решения по ним по всем.

Если вы застряли в пробке и единственное, что вы можете сделать — это звонить по сотовому — тогда вам надо будет вынуть только список телефонных разговоров, которые вам надо сделать. Ваши списки действий должны появляться и исчезать из поля зрения в зависимости от того, что вы можете сделать в данный конкретный момент.

Второе преимущество этого метода становится видно в ходе организации дел по критерию необходимого для их выполнения физического контекста, который сам по себе заставляет вас принять крайне важное решение по поводу следующих действий. Все мои списки организованы именно так: прежде чем решить, в какой из них помещать конкретное напоминание, я должен принять решение по поводу следующего конкретного действия (может, для него понадобится компьютер или телефон, или может, надо пойти в магазин). Люди, которые ведут смешанные списки дел, вынуждены потом плавать и в вопросах принятия решений.

Частенько я настаиваю на том, чтобы мои клиенты начинали структурировать свои списки по категориям на раннем этапе, на этапе разбора корзинки с входящей информацией потому, что это автоматически группирует их проекты в соответствии с реальными вещами, которые надо сделать для того, чтобы они начали двигаться.

Время, которым вы располагаете

Второй фактор, которым следует руководствоваться — это количество свободного времени, которым вы располагаете и которое вы готовы потратить на это дело. Наверняка, если у вас через десять минут собрание, вы станете выполнять совсем иное действие, нежели то, что вы сделали бы, будь у вас в наличии два часа свободного времени.

Очевидно, что очень удобно знать, каким количеством времени вы располагаете. Инвентаризация всех напоминаний предоставит вам максимум информации по поводу того, что вам надо сделать и поможет подогнать действия в имеющиеся временные окна. Другими словами, если у вас перед встречей осталось десять минут, так и найдите для себя десятиминутное дело. Если же ваши списки содержат только «масштабные» и «важные» дела, то вы такого дела не найдете. Если же вам все равно нужно переделать массу мелких дел, то лучше всего впихивать их в короткие непонятно откуда берущиеся временные промежутки, случающиеся между крупными делами в течение дня.

Силы и энергия, которыми вы располагаете

Несмотря на то, что вы можете увеличить запасы энергии путем смены рода деятельности и переконцентрации, этого будет недостаточно. Конец дня, занятого преимущественно марафоном сессий планирования бюджета, пожалуй, не самое лучшее время, чтобы звонить потенциальному заказчику или же начинать составление политики обзора выполняемых операций. В таких условиях лучше будет позвонить в авиакассу, чтобы поменять бронь на билеты, обработать некоторые расходы или просмотреть отраслевой журнал.

Также как наличие под рукой всех необходимых условий принятия следующих конкретных решений дает вам возможность управлять временными дырами, возникающими в течение дня, также осведомленность обо всем, что вам следует обработать поможет адекватно и грамотно распределить ваши физические силы.

У всех у нас случаются моменты, когда мы мыслим очень продуктивно, и моменты, когда нам лучше бы не мыслить вовсе.

Я рекомендую вам всегда держать под рукой список дел, которые должны быть переделаны и в то же время не требуют каких-то невероятных усилий. И если вы не в форме, займитесь ими. Каждодневное чтение (журналы, заметки, каталоги), телефоны и адреса, которые надо бы внести в компьютер, прочистка файлов, бэкап содержимого ноутбука, да даже комнатные цветы полить или скрепки в степлере заменить — вот некоторые из сотен мелких дел, которые все равно придется выполнить. Вы можете оставаться продуктивным, даже если вы не в форме — а это одна из самых явных причин для того, что надо четко очертить границы вашей индивидуальной системы управления. Если вы не в форме: статьи и заметки, которые надо прочитать вылезают невесть откуда, файловая система засорилась по самый «некуда», лоток для поступающей информации забился до краев и кажется, что чтобы разобрать все это надо приложить неимоверные усилия, вот тогда-то вы и стараетесь уклониться от дел вообще и чувствуете себя только хуже. Один из лучших способов увеличить свои силы — это позакрывать часть своих «открытых дыр», разобрать часть «разного». Так что вы всегда должны быть уверены, что под рукой найдутся такие несложные быстро выполнимые дела.

Эти первые три критерия (контекст, время и силы) обуславливают необходимость наличия полной всеобъемлющей системы напоминаний. Вы не всегда будете в состоянии продумать все это, так что необходимо, чтобы это уже было сделано. Если это уже сделано, то вы будете ориентироваться в делах гораздо лучше и сможете выбирать из намеченных действий те, которые уместны в сложившейся ситуации.

Нет причин быть непродуктивным даже если вы сегодня и не в лучшей форме.

Приоритеты

Имея контекст, время и силы. Которыми вы располагаете, логичным следующим критерием принятия решения является относительный приоритет: «исходя из оставшихся условий, что для меня сейчас самое важное?».