Искусство беcстрессовой продуктивности - Дэвид Ален

Если вы не знаете, куда вы движетесь, вы никогда не узнаете и когда надо остановиться.

В личном плане там, где вы могли бы сказать себе: «Моя карьера заморозится, если я не буду более твердо отстаивать мои интересы перед начальством». Или «Чем ещё будут заниматься мои дети в следующем году и что для этого должен изменить я сам?» Или «Какие приготовления я должен проделать, чтобы решить эту проблему со здоровьем, которую я недавно обнаружил?».

Вы должны с высока оценить: как движется ваша карьера? Как дела в личной жизни? Что делает ваша компания, чтобы улучшить миру и как это влияет на вас? Это вопросы одно— пятилетних горизонтов. Они заставляют задуматься.

Не так давно я работал с сотрудником одного крупного банка, и через несколько месяцев использования этой системы и ежедневного контролирования всего поля деятельности, он решил, что готов открыть свою фирму, которая будет заниматься разработками в области высоких технологий.

Поначалу мысль эта была пугающей. Но применение подхода снизу вверх заставила её выглядеть гораздо более доступной. Если вы участвуете в чем-то длительностью больше полугода (замужество, дети, карьера, бизнес, искусство), то неплохо было бы обдумать, что надо сделать, чтобы управлять делами на всей продолжительности временного отрезка.

Вот вопросы, которые вы должны задать себе.

Каковы далекоидущие цели моей компании, и какие проекты я должен реализовать, чтобы выполнить мои обязанности?.

Какие далекоидущие цели я поставил перед собой и что мне надо сделать, чтобы добиться их выполнения?.

Какие ещё существенные события могут повлиять на мое отношение к тому, что я делаю?.

Вот примеры некоторых деталей, которые всплывают на этом уровне обсуждения.

Склонная к изменениям природа вашей работы, высшие приоритеты компании. Вместо того, чтобы управлять продукцией ваших доморощенных систем производства, лучше заключить субдоговор на выполнение работ с внешними фирмами.

Направление, в котором, как вы чувствуете, должна развиваться ваша карьера. Вы видите себя на другой работе не далее чем через год, и вы должны приложить усилия, чтобы подняться до этой позиции.

Направление организации, глобализация и продвижение. На горизонте замаячила перспектива командировок и принимая во внимания ваши предпочтения насчет стиля жизни, вы должны решить, как видоизменить ваши карьерные планы в соответствии с этой перспективой.

Предпочтения в стиле жизни и необходимые изменения. Ваши дети подрастают и требуют все меньше внимания, в связи с этим ваши инвесторские интересы и желание жить в уединении возрастают.

На самом верхнем, самом важном уровне анализа вы должны задаться самыми основными вопросами. Зачем существует ваша компания? Зачем существуете вы? В чем соль вашего существования? Что направляет ваши решения? Это и составляет «общую картину», помочь разобраться с которой призваны сотни книг и гуру.

«Зачем?»: это наш общий главный вопрос. Вы можете организовать и структурировать все остальные области вашей работы и жизни, и тем не менее, если вы хотя бы немного не в теме, не осознаете самых глубинных целей, что вы на самом деле хотите или призваны сделать, вы будете чувствовать себя неуютно.

Избавление от необходимости постоянного размышления над приоритетами

Выделите несколько минут на то, чтобы набросать мысли, которые пришли вам во время чтения этой главы, если, конечно, вы этого ещё не сделали. Чтобы ни всплыло в вашем сознании за это время, запишите это и перестаньте об этом думать.

Потом обработайте эти заметки. Подумайте, действительно ли вы хотите изменить то, что вы записали. Если нет, то выкиньте этот листок или положите его в папку «Может быть когда-нибудь» или ещё того лучше в папку «Мечты, которые я может быть когда-нибудь и задумаю осуществить, если придет фантазия». Возможно, вы захотите продолжить аккумулировать ваши далекоидущие планы и идеи и решите проделать это упражнение с соблюдением всех формальностей — например, набросать бизнес-план со свои партнерами, придумать и описать идеальную семейную жизнь, создать более подобную карьерную карту на следующие несколько лет, или просто пригласить персонального консультанта, который поможет вам решить для себя все эти вопросы. Если так, то занесите результаты этих измышлений в ваш список проектов и примите решения насчет следующих конкретных действий. А потом сделайте это или поставьте себе напоминание, чтобы сделать это позже.

Когда вы справитесь с этим, вы, возможно, захотите заняться обдумыванием развития проектов, которые вы определили, но ещё не продумали до конца во всех деталях. И вы захотите убедиться, что вы готовы к такого рода «вертикальной» обработке.

Глава 10. Контроль над проектами

В главах 4–9 представлены все трюки и методы, которые могут пригодиться вам для того, чтобы добиться кристально чистого сознания. Это горизонтальный срез, который требует вашего внимания и действий на горизонтальном жизненном пространстве. Последний кусок этой мозаики этой методики — это срез вертикальный уровень — копание вглубь и стремление завладеть-таки журавлем, не смотря, что синица уже в руках, стремление которое только увеличит ваш творческий потенциал. А для этого вновь потребуется прочистка и активизация проектного планирования.

Необходимость большей формализации планирования

Годы работы с тысячами специалистов убедили меня в том, что каждый из нас мог бы планировать наши дела и наши жизни тщательней и аккуратнее. И если бы мы делали это, мы освободили бы себя от излишнего эмоционального давления, и могли бы достичь более качественных творческих результатов, прикладывая к этому минимальные усилия.

Я понял, что самая крупная возможность улучшения планирования это вовсе не применения многочисленных техник детально разработанной, сложной организации проектов, которые используют некоторые профессиональные менеджеры проектов. Большинство тех, кому они могут понадобятся, уже имеют их или же имеют доступ к тренировкам или программному обеспечению, необходимому для их изучения. Наша реальная цель — это активизация и использование творческого потенциала, который у нас имеется или который мы могли бы наработать, в полную силу.

На срединной стадии разработки каждый успешный проект выглядит, как катастрофа.

Основная причина недостаточной эффективности мышления — это дефицит систем управления потенциально неизменным количеством деталей, которые могли бы выявляться в качестве результата. Вот почему я рекомендую подход снизу вверх. Если вы уже потеряли контроль над текущими делами, вы и планировать не станете. Произойдет неосознанный откат. Однако, как только вы начнете использовать подобные системы, вы удивите, как высвобождается огромное количество креативного и конструктивного мышления. Если вы выработаете полезные привычки и заимеете средство усиления вашего творческого потенциала, ваша личная продуктивность начнет экспоненциально расти. В третьей главе я подробно описал пять ступеней процесса, который превращает абстрактную идею в нечто осязаемое.

Этот процесс суть совокупность практических трюков и техник, призванных облегчить естественный, неформальный процесс планирования, который я пропагандирую. Несмотря на то, что все эти предложения ни в коей мере не противоречат здравому смыслу, используются они нерегулярно и не так аккуратно, как следовало бы. Приучите себя использовать их как можно чаще вместо того, чтобы запоминать текущее положение дел в мельчайших подробностях с целью восстановить его на ближайшем формальном планировании.

Вам следует разработать такую систему и внедрить такие трюки, которые заставляли бы вас как можно чаще, как можно проще и как можно глубже обдумывать ваши проектах.

Какие проекты вам следует планировать?

Большинство результатов, которые вы описали в вашем списке проектов не нуждаются в каком бы то ни было внешнем планировании помимо того, которые вы самым естественным образом осуществляете в уме, и в ходе которого принимаете решение для следующего конкретного действия. Например, для дела «Отвезти машину в сервис» единственное, что можно запланировать, так это посмотреть в телефонном справочнике номер ближайшего сервис-центра и назначить там время, когда вы привезете машину. Существуют два типа проектов, которые требуют хотя бы некоторого подобия планирования: (1) те, которые требуют внимания даже после того, как вы назначили следующее конкретное действие, и (2) те, насчет которых у вас только что появились потенциально полезные идеи.

Первый тип — проекты, которые вы уже определили, включают в себя другие детали и подробности, которые вы ещё не определили и не организовали — они требуют более детального подхода, нежели простое определение следующего конкретного действия. Для них вам придется прокрутить одну или более из четырех ступеней естественной модели планирования: цель и принципы, видениерезультат, мозговой штурм, иили организация.