Искусство управления IT-проектами - Скотт Беркун

 Каким является «окно благоприятных обстоятельств»? Затягивание принятия решения будет чревато последствиями; пути окажутся закрытыми, и вариантов не останется. Так уж сложилось в этом мире, что на принятие более важных решений не всегда отводится больше времени. Иногда приходится принимать жесткие стратегические решения быстро из-за того, что слишком сужено так называемое «окно благоприятных обстоятельств». А иногда скорость принятия решения куда важнее самого решения.[48]

 Принимались ли ранее подобные решения? Это тест на самоуверенность. Если завести вас в палату скорой помощи, где на операционном столе лежит агонизирующий человек, и попросить провести ему операцию коронарного шунтирования, сможете ли вы быть уверены в своих силах? Не стоит стыдиться своего невежества, но на это требуется определенное мужество. Если вы работаете над какой-нибудь сложной проблемой, бывает, что абсолютно ничего не приходит в голову. Не скрывайте этого (если только вы при принятии рассматриваемого решения не жертвуете качеством ради скорости) или не позволяйте скрывать другим. Лучше признайтесь перед командой или перед самим собой в своей неопытности в подобных делах и необходимости сторонней помощи или в дополнительном времени. Если лидер признается в невежестве, он дает всем присутствующим понять, что в этом нет ничего зазорного. Обычно после такого шага резко возрастает качество решений, принимаемых в команде, поскольку люди наконец-то перестают лукавить друг перед другом.

 Кто должен выступить в качестве эксперта? И должен ли именно я принимать это решение? То, что вас попросили принять то или иное решение, еще не означает, что вы лучший из всех, к кому можно было обратиться. Некоторые решения вам удаются лучше, другие хуже, поэтому при их принятии не стоит опираться только на собственные возможности. Никогда не стоит бояться поднять телефонную трубку и позвонить людям, более сведущим в этой проблеме. Попросите их, по крайней мере, вас проконсультировать и пригласите на обсуждение. Рассмотрите возможность передачи им права выбора решения: спросите у них, кому лучше это сделать, им или вам. Если у вас хорошие отношения, то может быть лучше принять решение совместными усилиями, хотя на это у обеих сторон может уйти больше времени.

 В чьем одобрении мы нуждаемся? К чьему мнению мы хотим (или вынуждены) прислушиваться перед тем, как принять решение? Чем больше организация, тем больше различной волокиты вокруг принятия решений. Когда в дело вмешиваются политика, желания заинтересованных сторон и партнерских организаций, самое простое, на первый взгляд, решение становится сложным (см. главу 16). Об уровне вашего авторитета можно судить по тому, как часто самые обычные решения требуют различных одобрений, согласований или созыва разного рода комиссий. Чем больше волокиты вокруг решений, тем больше вам приходится преодолевать чье-то влияние, а не работать над решением как таковым. Такова политическая цена решений, не имеющая ничего общего с технологией, бизнесом или интересами пользователей, и эта цена сказывается на самом решении.

Поиск и оценка вариантов

В уже упоминавшейся книге «Sources of Power: How People Make Decisions» автор определяет два основных способа принятия решений: проведение исключительной и сравнительной оценок (табл. 8.1). При проведении исключительной оценки рассматривается и оценивается по определенным критериям первый же найденный вариант (хочется ли мне сегодня надеть эту зеленую рубашку?). Если он отвечает заданным критериям, то принимается в качестве решения, и человек, отвечающий за принятие решений, переходит к более важным проблемам. Если первый найденный вариант этим критериям не отвечает, рассматривается следующая идея или вариант, и процесс повторяется (а что, если все-таки надеть желтую рубашку?). Примером может послужить поиск туалета после выпитой литровой бутылки газировки или попытка найти местечко, где можно было бы перекусить после трехдневной голодовки. В этом случае вполне достаточно найти первый же попавшийся туалет или ресторан и в поиске еще одного подобного объекта смысла уже не будет.

На другом конце спектра принятия решений находится проведение сравнительной оценки, когда перед принятием решения выполняется поиск альтернативных вариантов. В данном случае неплохим примером типичного решения на основе сравнительной оценки будет выбор города для переезда на постоянное место жительства.

Таблица 8.1. Два основных подхода к принятию решений

Проводить исключительную оценку имеет смысл в тех ситуациях, когда совсем неважно, каким именно должно быть решение, грандиозным или просто приемлемым. Автор относит такие ситуации к зоне безразличия, поскольку человек, принимающий решение, если соблюден основной оценочный критерий, относится к основным аспектам решения абсолютно безразлично. Способность определить момент, когда все возможные варианты находятся в зоне безразличия (рис. 8.1), поможет сэкономить в работе над проектом массу времени, позволяя свернуть дебаты и дискуссии на ранней стадии и сосредоточить усилия на сложных решениях, более достойных обдумывания. Хорошие специалисты по принятию решений не тратят время понапрасну на оптимизацию тех вещей, которые в этом не нуждаются. Как сказал Тайлер Дерден (Tyler Durden): «Не стоит уделять внимание тому, что не имеет значения».

Рис. 8.1. В зоне безразличия оказываются те проблемы, которые вас не волнуют; у исключительной оценки предполагается более обширная зона безразличия, чем у сравнительной

Сравнительная оценка больше подходит для сложных ситуаций, в которые вовлечено множество переменных факторов и которые влекут за собой не поддающиеся быстрой оценке последствия или требуют высококачественного результата. Естественно, первыми кандидатами на проведение сравнительной оценки становятся новые ситуации или проблемы стратегической направленности. Чем больше в решении поставлено на карту и чем меньше все участники процесса знакомы с характером возможных вариантов, тем больше подойдет сравнительная оценка. Если вам в командной работе нужно убедить в правоте решения всех остальных или вы хотите привлечь их к процессу принятия этого решения, то сравнительная оценка станет для этого самой лучшей основой. Сравнительная оценка вынуждает вас приводить соответствующие аргументы и давать более глубокие обоснования своим действиям, что полезно для обсуждения и общения в группе.

В большинстве случаев имеет смысл проводить беглые сравнения. Для проведения сравнительной оценки существует масса способов различной степени детализации. К примеру, чтобы прикинуть на классной доске относительную ценность пары-тройки вариантов, понадобится всего несколько минут. И даже работая в одиночестве, я пришел к выводу, что создание краткого сравнительного списка – отличный способ проверки разумности собственных подходов. Если я не в состоянии выдать более одного варианта решения, значит, я не до конца разобрался в проблеме: альтернативные варианты есть всегда.

Эмоции и ясность

Хотя эта тема и не столь популярна, но без эмоциональных и психологических проблем процесс принятия решений обойтись не может. Ритчард Ристак (Richard Restak), автор книги «The Secret Life of the Brain» (Joseph Henry Press, 2001), писал: «Ничто не обходится без эмоций». Осознаем мы это или нет, но нас постоянно преследуют опасения, желания и личные побуждения. Эмоциональный компонент присутствует даже в альтруистических побуждениях, вроде пожелания всего наилучшего для проекта или для работающих над ним людей.

Значит, даже самый прагматично настроенный из всех присутствующих человек, независимо от того, знает он об этом или нет, все свои действия сопровождает чувствами. Иногда наши эмоции способствуют принятию решений, а иногда они нас сдерживают или мешают в обсуждении нужных вещей. Помимо личных переживаний, акт принятия решения сам по себе вызывает напряжение или стресс и может вызвать у нас эмоции и переживания, не имеющие ничего общего с решаемым вопросом. Воплощая процесс принятия решения в виде записей или разговоров, мы получаем возможность разделить эмоциональное бремя и повысить шансы на прояснение ситуации.

Простой способ сравнения

Сравнительная оценка может быть проведена лишь в том случае, если вы уяснили суть решаемой проблемы или вопроса. Вам также нужно понять, в чем состоит желаемый исход (ускорение доставки, повышение качества, улучшение настроения вице-президента и т. д.). Нужно заимствовать слова и фразы из концептуального документа, технических условий или перечня требований. В этих документах отражаются уже принятые высокоуровневые решения, поэтому их нужно использовать в качестве регулирующего фактора. Иногда краткое общение с клиентами, пользователями или авторами этих документов принесет больше пользы, чем сами документы.