Искусство управления IT-проектами - Скотт Беркун

Я уделял так много времени составлению списков, поскольку знал, что правильная расстановка приоритетов – это залог прогресса. От четкого определения понятий, что является главным, а что второстепенным, от влияния этих понятий на каждый шаг в работе команды зависит успешная реализация всего замысла. Расстановка приоритетов должна отражаться в каждом посланном вами электронном сообщении, в каждом заданном вопросе и на каждом проводимом совещании. Каждый программист или тестировщик должен вкладывать свою энергию в те дела, которые напрямую ведут к успеху. А кто-то должен определять, что это за дела, и заставлять команду ими заниматься.

Больше всего к пустой трате времени при работе над проектом приводит путаница в заданиях и в очередности их выполнения. Многие недоразумения и оплошности происходят из-за того, что некто А предполагает одни приоритеты (добиться результата как можно быстрее), а некто Б – другие (добиться стабильности в работе продукта). Такое случается с программистами, тестировщиками, маркетологами, как, впрочем, и со всеми остальными специалистами команды. Если подобных конфликтов удастся избежать, то останется больше времени на достижение реальных целей проекта.

Я не хочу тем самым сказать, что дебатов вокруг приоритетов вообще быть не должно, их просто не может не быть. Но они должны вестись на ранней стадии, еще в ходе планирования. Если одни и те же аргументы реанимируются в процессе разработки, значит, люди недостаточно усвоили суть решения или забыли все логические выкладки и нуждаются в напоминании, почему было принято именно такое решение. Дебаты можно поддержать, но начать следует с вопроса, что, собственно, изменилось с тех пор, как были сверстаны планы, и зачем пересматривать приоритеты. Если ничего не изменилось (конкурент не придумал ничего нового, цели групп не обновлялись, увеличения или сокращения ресурсов не происходило, новые крупные проблемы не возникали), твердо придерживайтесь ранее принятого решения.

Возражения вряд ли возникнут или окажутся кратковременными, если список приоритетов будет вывешен на стене, чтобы каждый мог познакомиться с согласованной очередностью действий. Списки приоритетов дают всем возможность усвоить общую логическую структуру, исходящую из принятых решений. Если приоритеты ясны и понятны, то не нужно тратить время на их тщательное разъяснение.

Итак, если в чем-то работа команды не ладилась и люди не могли сосредоточиться на главном, я знал, что это мой просчет: либо я неверно расставил все по местам, не сумев как следует довести до людей порядок действий, либо не сумел выдержать и добиться определенного ранее порядка. В данном случае работа над расстановкой приоритетов и составлением списка имеет главенствующее значение.

Типовые списки приоритетов

Постоянная работа со списком приоритетов облегчает внесение поправок и изменений. Если каким-то чудом в рабочем графике отыщутся дополнительные ресурсы или время, будет вполне понятно, что их нужно потратить на следующее по важности задание. К тому же если рабочий график нужно сократить, то всем понятно, работу по какому из следующих наименее важных заданий следует остановить. Все это крайне важно, поскольку независимо от хода событий гарантирует возможность выполнения наиболее важного задания и проведения быстрой корректировки без особых усилий и моральных издержек. Следует также заметить, что любые ошибки, допущенные вами при расстановке приоритетов, имеют относительный характер: в том, что задание под номером 10 оказалось важнее задания под номером 9, нет ничего страшного. Поскольку список упорядочен, допустить слишком грубую ошибку довольно трудно. Кроме того, имея в своем распоряжении столь явно расставленные приоритеты и заставляя команду их придерживаться, можно, в конечном итоге, легко выкроить время, необходимое и на выполнение задания, стоящего под номером 10.

Для большинства проектов используются три наиболее важных типовых списка, содержащих расставленные по приоритетам цели, характеристики и работы (рис. 13.1). Цели проекта обычно являются частью концептуального документа (см. главу 4) или вытекают из него. Списки характеристик и работ появляются в результате проектирования (см. главы 5–7). Поскольку каждый из данных перечней наследует структуру приоритетов своего предшественника, чтобы заново уточнить приоритет каждого уровня и сопоставить уровни, вызывающие сомнения, можно организовывать обсуждения. Хотя не все решается в спорах, они гарантируют, что все принятые решения действительно касаются важных вопросов.

Списки приоритетов могут также понадобиться и для других важных дел. Сюда могут быть включены работы по исправлению ошибок, по реализации предложений заказчика, по порядку премирования работников и распределения ресурсов команды. Они могут быть составлены по тому же принципу расстановки приоритетов в том порядке, который позволил бы принести наибольшую пользу проекту или организации. Независимо от того, насколько сложен используемый для этих целей инструментарий (скажем, для отслеживания ошибок), никогда не забывайте о том, что суть ваших действий заключается в расстановке приоритетов. Если используемые вами инструменты не помогают расположить все по порядку, найдите для этого другие инструменты. К примеру, процесс классификации ошибок, когда люди собираются, чтобы решить, к какому сроку какую ошибку нужно исправить (если это вообще представляется возможным), фактически и есть коллективное составление списка приоритетов, относящихся к исправлению ошибок. Ошибки могут классифицироваться не отдельно, а по группам, но сути дела это не меняет.

Рис. 13.1. Три наиболее важных списка приоритетов

Если применяются три наиболее распространенных списка приоритетов, проверьте их согласованность друг с другом. Каждая работа должна обеспечивать реализацию какой-нибудь характеристики, а каждая характеристика соответствовать какой-нибудь цели проекта. Если добавляется новая работа, она должна выполняться в русле определенных характеристик и целей. Это обязательное условие, препятствующее появлению случайных элементов. Если вице-президент или программист хочет вставить в перечень что-нибудь экстраординарное, нужно заставить его обосновать свое желание конечными целями проекта: «Босс, конечно, это сильная характеристика, но каких целей проекта она поможет нам достичь? Либо нам нужно скорректировать цели и учесть последствия, либо вообще не стоит тратить на нее силы». Если приучить команду к согласованному принятию решений на всех трех уровнях, то ее функционирование станет целенаправленнее, а время не будет тратиться понапрасну.

Первоочередные и все остальные приоритеты

Как правило, любой список приоритетов можно разделить на две части. В верхней части располагается все, что нужно сделать в первую очередь, то есть все дела, без которых достичь успеха невозможно. Во второй части располагается все остальное. Приоритеты второй и третьей очереди тоже существуют, но понятно, что они в корне отличаются от первоочередных. Превратить второстепенное задание в первоочередное крайне трудно.

К проведению черты, отделяющей первоочередные приоритеты, нужно подходить очень серьезно. Следует всеми силами бороться за то, чтобы верхняя часть перечня была как можно короче и компактнее (такое же правило применимо к любому перечню задач концептуального документа). Пункт списка, относящийся к первоочередным приоритетам, означает: «Без этого мы просто не сможем жить». Это не должны быть задания, которые неплохо было бы иметь в верхней части перечня или которые очень хотелось бы там иметь: подобный подход слишком слабо отвечал бы задачам проекта. К примеру, при сборке автомобиля к первоочередным приоритетам можно было бы отнести установку двигателя, колес, трансмиссии, тормозов, рулевого колеса и педалей, а к приоритетам второй очереди – установку дверей, ветрового стекла, системы вентиляции и радиоприемника, поскольку ездить на машине можно и без всего этого. Функциональность автомобиля сохраняется, эти элементы можно убрать, а то, что осталось, все равно будет называться автомобилем.

Определить, где провести эту черту, всегда было нелегко, дело не обходилось без продолжительных дебатов вокруг всего, без чего не может прожить заказчик, и это вполне естественно. Хотелось бы, чтобы все дебаты происходили и заканчивались еще на ранней стадии. Как бы ни было трудно, в итоге получался перечень, содержащий жизнеспособные мнения и взгляды команды. Изучив и запротоколировав все «за» и «против» относительно созданного перечня, можно двигаться вперед. Процесс споров и дебатов, направленный на совершенствование перечня, на 90 % готовит к ответам на обычные вопросы или возражения, возникающие впоследствии (например, почему мы оборудовали машину тормозами, а не кондиционером), и позволяет сразу же их отклонить, поскольку все эти возражения уже звучали и их несостоятельность была доказана.