Настольная книга бизнес-администратора - Е. Добронравова

Многие заменяют чувство времени сознательным расчетом. Но управление временем – это не простой подсчет количества затраченных часов. Некоторые раскладывают цепь событий на звенья и фиксируют длительность каждого звена. Затем плюсуют и получают продолжительность события. Этот подход умозрителен, а чувствовать время можно только телом, практически на рефлекторном уровне. Задайте себе вопрос, сколько времени вам потребуется на выполнение того или иного задания, и постарайтесь определить, откуда вы получаете ответ.

Управление временем требует от человека составления реального плана, который воплощается. Но необходим инструмент для успешного планирования, а не убежденность в том, что планируй не планируй – все равно будет по-другому. И основная причина заблуждений – слабое чувство времени. Погрешность внутренних часов человека мала, она позволяет точнее распланировать свой день. Но и погрешности суммируются. И чем больше дел вы неверно оценили по их продолжительности, тем дальше ваш общий план от реальности и ближе к невыполнимости. Во время реализации все пойдет не так, как хотелось: «Хотели как лучше, а получилось…». Вы вынуждены признать – никто, кроме вас, в невыполнении плана не виноват.

Чувство времени есть у любого нормального человека. Отличия лишь в точности определения времени. Свои внутренние часы мы вырабатывали с детства. Именно тогда наше чувство времени давало большие погрешности. В детском возрасте нас не интересовало управление временем. Взрослея, мы уже четко знали, что урок длится 45 минут, перемена – 10 минут. И сейчас каждый из нас может сказать, сколько времени займет то или иное действие, особенно если мы выполняли его уже неоднократно. Только у одних оно работает с точностью до минуты, а у других разлажено – плюс-минус полчаса.

Чувство времени имеет большое значение для успешной работы и вообще для жизни человека. Давайте посмотрим, где именно оно применимо и какое положение занимает по отношению к другим компонентам управления временем.

Чувство времени можно определить как физическое ощущение его движения. Восприятие телом, а не умом. И это очень важно, особенно для руководителя. Потому что телесное восприятие – функция, не требующая вмешательства сознания. Следовательно, оно дает возможность разгрузить мозг для любой другой деятельности. Это очень важное отличие – чувствовать время, а не считать в голове, сколько займет та или иная работа.

Управление временем включает в себя такой элемент, как планирование деятельности, в котором большое значение имеет чувство времени. Многие из нас составляют план на день, однако далеко не всем удается сделать все и по планируемому графику. И дело не в том, что мы не умеем планировать. Планировать умеем: расписываем задачи на день, отмечаем, сколько надо времени для выполнения каждой задачи, ставим приоритеты. И, несмотря на это, выполнение планов почему-то срывается.

Важным моментом в системе планирования рабочего времени является контроль за правильным использованием этого времени. В процессе индивидуального планирования и управления своей деятельностью руководитель лучше узнает свою работу, требуемые ресурсы и возможности сотрудничества; получает апробированные данные о своих правах, ограничениях и об использовании рабочего времени. В конечном итоге руководитель познает самого себя, что помогает не просто работать, а самосовершенствоваться для достижения высоких результатов.

Нередко проблемы в организации времени связаны с неправильным планированием. При неправильном планировании можно потратить целые месяцы, а то и годы своей драгоценной жизни в дороге по ложному пути.

При планировании рабочего дня необходимо придерживаться принципа «Работа подчиняется мне, а не я – работе»! Для эффективной организации рабочего времени руководителя предлагаем золотые правила, следуя которым вы добьетесь высоких результатов.

Правило № 1. Главные задачи выполняйте рано утром.

«Кто рано встает, тому бог подает». Многие переносят большой стресс, когда уже в начале рабочего дня все планы нарушаются из-за непредвиденных обстоятельств: нагромождения незапланированных разговоров, важных непрошенных гостей, с которыми срочно надо решить вопросы, телефонных звонков и многое другое, что напрочь перечеркивает все самые хорошие задумки. Однако то, что выполнено заранее (например, перед такими повседневными делами, как разговоры по телефону, совещания, ответы на деловые письма), непременно создаст ощущение истинного успеха; результат ранней работы уже никто не сможет у вас отнять или испортить. Секрет успеха многих руководителей заключается в том, что они еще ранним утром, находясь дома или на рабочем месте, непосредственно перед началом рабочего дня успевают выполнить то или иное важное дело или по крайней мере начать его. Такое решающее опережение в любом случае окупается.

Правило № 2. Выполняйте задания в порядке приоритета.

Не стоит в первую очередь просматривать корреспонденцию, так как во входящей деловой почте редко речь идет о делах, которые имеют высший приоритет и должны быть выполнены немедленно. Широко распространенной ошибкой является стремление сделать сразу слишком много дел. Однако в сутках очень мало времени. Чтобы как-то удлинить свой рабочий день, в случае крайней необходимости некоторые прихватывают еще и часть, а то и полностью ночь. Надо помнить, что стресс возникает не от того, что мы сделали, а от того, чего мы не успели сделать. Нас угнетает сознание того, что мы не успели закончить всю необходимую работу. Возможность справиться с потоком рутинных дел, договоренностей, деловых встреч – это четко установить для них приоритеты, ориентируясь на достижение собственных целей и выполнение действительно важных дел. Практики рекомендуют воспользоваться АБВ-анализом в выстраивании приоритетности дел: приоритет А говорит о необходимости срочного выполнения определенной группы дел, приоритет В – о возможности отложить дела на некоторое время. Установлено, что десятиминутная подготовка к рабочему дню позволяет экономить до двух часов рабочего времени. В первую очередь целесообразно браться за то дело, которому отводится приоритет А.

Правило № 3. По возможности выполняйте только самые важные дела.

В. Парето в XIX в. обнаружил, что лишь небольшая часть результата какой-либо деятельности представляет собой действительную ценность. Необходимо контролировать намеченные сроки и планы. Во время совещаний и при других видах деятельности зачастую 80 % решений принимаются за 20 % времени. Главная трудность заключается в том, чтобы выявить те 20 %, от которых и будет зависеть успех дела. Кроме того, составляя план рабочего дня, необходимо учитывать, что планировать нужно не более 60 % вашего времени, а 40 % – это резервный фонд для неожиданных и неотложных дел.

Правило № 4. Используйте делегирование.

Деловой человек, дорожащий своим временем, не должен делать все сам – это непозволительная роскошь. Те функции, выполнение которых в состоянии взять на себя другие, непременно должны выполняться именно ими. Если у вас совсем нет подчиненных или сотрудники не обладают достаточной квалификацией, следует срочно заняться их набором с соответствующей подготовкой или позаботиться об обучении уже имеющихся сотрудников. Так как делегирование полномочий влечет за собой значительную экономию времени, выгоднее всего длительное время пользоваться платными услугами сторонних организаций, прибегая к помощи различных агентств, консультационных фирм, оказывающих необходимые услуги.

Правило № 5. Небольшие однородные задачи и дела группируйте и выполняйте сериями.

Рутину и мелочи необходимо объединять однородные задачи в рабочие блоки. Человеку, который умеет сосредоточиться на одном деле, намного проще сделать всю необходимую работу, чем тому, кто постоянно отвлекается. Из-за таких перерывов человеку требуется больше времени и усилий для концентрации на определенном занятии и подготовки к очередному погружению в работу. Если объединить выполнение нескольких небольших по объему и сходных по характеру работ (например, обсуждение служебных вопросов с сотрудниками, телефонные разговоры, ответы на корреспонденцию) в рабочие блоки по 30 минут или более (блок должен длиться не более часа), то экономия времени окажется существенной.

Правило № 6. Выкраивайте спокойный для себя час (неприемный час).

На практике хорошо зарекомендовало себя ежедневное планирование одного спокойного, или закрытого, часа, в течение которого вам никто не сможет помешать. Это время для концентрации. Этот час обязательно нужно занести в план, что существенно повысит производительность вашего труда. Для выполнения чрезвычайно важных заданий и тех дел, которые не требуют сиюминутного решения, но занимают большой объем времени для подготовки, необходимо иметь возможность работать спокойно, без отвлечений. Для руководителя недопустимо, чтобы двери рабочего кабинета были открыты всегда и для всех. Кроме того, невозможно устроить так, чтобы вас всегда могли застать по телефону, ведь время от времени приходится выезжать к клиентам, на переговоры и т. д. Поэтому необходимо планировать время для личных неприемных часов. Для этого нужно переключить телефон на секретаря, помощника или воспользоваться автоответчиком. Только в этом случае в рабочем расписании появится промежуток времени, когда вы сможете, максимально сосредоточившись, достигнуть наивысшей работоспособности и результативности. На поступившие в этот период телефонные звонки можно ответить и позднее.