SAP Business One. Строим эффективный бизнес - Михаил Елашкин

При внедрении SAP мы составили описание рабочих мест. Взаимодействие рабочих мест. Прописали инструкции. Это были элементы бизнес-процессов».

Некоторые главы этой книги писались на выставке EntEx в Киеве, в рамках которой украинский CIO-клуб проводил Третий съезд ИТ-директоров Украины. Несмотря на все достижения в области энергосбережения, через некоторое время на моем ноутбуке запищал индикатор, требующий немедленной подзарядки. Но гостеприимные хозяева пристроили меня на одном из стендов местного системного интегратора. Нужно отметить, что выставки в России давно уже перестали быть сколь- нибудь эффективным средством для поиска заказчиков, и поэтому большая часть производителей и потребителей отвернулась от них в пользу прямых семинаров и работы через интернет. Возможно, это и правильно, но Украина сохранила свои выставки, и похоже, что на них появились новые потенциальные покупатели. Это владельцы и руководители малых и средних предприятий, которые выросли за эти годы и теперь ищут, что им могут предложить производители.

Очень забавно было писать эти строки, когда в двух шагах от меня владелица небольшого бизнеса по поставкам автомобильных запчастей, приведшая на выставку своего начальника компьютерного отдела, бухгалтера и менеджера по продажам, пытала хозяев стенда, говоря практически те же слова, которые я в этот момент писал на ноутбуке:

— У меня 200 наименований деталей, мне нужно знать, что выгодно для меня, а что нет. Вручную мне уже тяжело это оценивать.

— У меня несколько десятков мелкооптовых партнеров, мне нужно следить за тем, как идет бизнес с ними.

— У меня несколько складов и магазинов…

— Мне нужно понимать, где я зарабатываю, а где теряю…

— Я не могу ждать, пока мои специалисты напишут такую систему, мне она нужна сегодня. Если я буду ждать ее 2-3 года, то меня сожрут более эффективные конкуренты.

— Неужели нет уже готовой системы, где нужны минимальные переделки?

Представитель местного системного интегратора в ответ рассказывал ей о консалтинге, о светлом будущем, говорил о среднем бизнесе, но… средний бизнес в его словах означал скорее «не самый крупный из крупных», а вовсе не тот средний бизнес, который вырос из малого и является действительно средним бизнесом. Через 20 минут попыток найти общий язык стороны разошлись, взаимно неудовлетворенные друг другом.

Будучи гостем на чужом стенде, я не мог вмешаться в разговор, так как это было бы не этично по отношению к хозяевам, но когда сделка явно не состоялась, то я попробовал обратить внимание владелицы бизнеса на SAP Business One. Очень интересна была ее реакция: «SAP? Я не могу вкладывать миллион долларов в эту систему!» К сожалению, это не единичный случай. Фактически главным врагом SAP Business One является большой SAP Business Suite, или, еще точнее, его репутация как высокопрофессионального, но очень дорогого решения, доступного только для крупных корпораций.

«Как мы используем информационные технологии? Увы, пока не на 100%. — продолжил Евгений. — Мы видим, что там есть, но очень медленно осваиваем это. Скажем, блок CRM, блок работы с клиентом... Мы считаем, что наша миссия — это дистрибуция инновационных товаров на территории России. Например, мы предлагаем продукты компании „Софрамат“. Это профессиональные краски. Если выставить их в розничную продажу, то продаваться они не будут. Следовательно, нужны прямые продажи, а вот тут как раз необходим CRM. Очевидно, что продавец должен фиксировать свои контакты и действия, чтобы оптимально организовывать продажи. Это важно и мне, управляющему: я могу контролировать ход работ и эффективность моих сотрудников — как они выполняют намеченный план. Но пока это на стадии внедрения».

Как это делается на развитых рынках?

Какие вопросы рекомендуется задать самому себе перед выбором CRM-системы:

• Готовы ли мы (организационно и культурно) к использованию CRM?

• Являются ли наши CRM бизнес-процессы формализованными, повторяющимися и измеряемыми?

• Насколько сложно будет начать CRM-проект для нашей организации?

• Насколько персонал нашей компании готов к тому, чтобы участвовать в процессе запуска CRM?

• Готовы ли мы перестроить свой бизнес так, чтобы он больше ориентировался на покупателей, а не на товары?

Мы так подробно остановились на первом типе компаний и процессе выбора в этой группе потому, что большая часть производителей и системных интеграторов списывает со счетов эту группу потребителей, считая их неготовыми к внедрению серьезных систем. Очевидно, что сегодня это уже не так, а дальнейшее игнорирование этой группы будет серьезной ошибкой.

Вторая рассмотренная нами группа — это компании, которые четко знают, что они хотят и для чего им это нужно. В этих компаниях уже разработаны и внедрены определенные бизнес-процессы. Руководство этих компаний достаточно хорошо ориентируется в бизнес-задачах своей компании, современных методах управления и контроля бизнеса. Часто такие компании уже используют ту или иную систему управления бизнесом, которая по той или иной причине перестала их устраивать. Они приходят к необходимости внедрения SAP Business One, уже имея определенное представление о своих потребностях и необходимой функциональности. Довольно часто они уже использовали ранее ту или иную систему управления бизнесом, которая либо перестала их удовлетворять с точки зрения функциональности, либо потребовались новые технические решения на основе современных технологий.

Примером такой компании в нашей книге является компания GIFTEC. В конце 1990-х годов они находились примерно в том же положении, что и компании из первой группы сегодня. В определенном смысле им повезло, так как у руководства компании были хорошие отношения с другой компанией, которая уже внедрила одну из существовавших в то время систем управления бизнесом — Accpac. Копировать всегда легче, чем начинать с самого начала, поэтому внедрение такой же системы в 1999 году прошло очень быстро и практически безболезненно. Однако на сегодняшний день эта система морально устарела. Отметим, что была использована версия программы Accpac под DOS.

Еще одно лирическое отступление. Вообще «религиозное» отношение к новым и новейшим технологиям обычно свойственно двум категориям специалистов — назовем их условно «геймеры» и «чокнутый профессор». Первая категория в основном экспериментирует с всевозможными гаджетами (мобильными телефонами, MP3-плеерами, фотоаппаратами), их домашний компьютер всегда набит новейшими техническими программными и аппаратными новинками. Вторая категория обычно удовлетворяет свое любопытство за казенный счет, запуская проекты с использованием самых новых и модных компьютерных технологий. Сами по себе эти категории почти безобидны, и если бюджет семьи или компании позволяет, то их эксперименты идут даже на пользу. Но в малом и среднем бизнесе такие эксперименты слишком дороги: оптимальный подход здесь — это крайняя степень прагматизма. Запасы прочности по деньгам и времени у таких предприятий не очень велики, а терпение владельца или управляющего бизнесом тоже не безгранично.

«Одной из важных задач, стоящих перед программным обеспечением такого класса, является оценка рентабельности сделок. Это касается длинных проектов. При поверхностном взгляде может показаться, что та или другая сделки очень выгодны для компании. Но детальный анализ расходов показывает, что она может быть невыгодна именно в долгосрочном плане».

Однако в случае Giftec использование DOS-версии программы действительно мешало работать. У работающих с ней сотрудников были серьезные претензии к интерфейсу — возможность открывать одновременно несколько приложений и окон оказалась принципиально важной для эффективного использования данных. Начиная с некоторого объема введенных данных, необходимые отчеты стали генерироваться слишком долго. Вообще операционная система не оказывает такого фатального влияния на производительность, но для устаревших операционных систем, как правило, не существует современных высокоэффективных инфраструктурных программ — таких как базы данных (СУБД), средств импорта/экспорта данных, аналитических приложений, средств интеграции рабочих мест и т.п. Технологии не стоят на месте. Современные архитектуры компьютерных систем позволяют распределить задачу между клиентским компьютером и сервером (серверами) в так называемой архитектуре «клиент-сервер» (клиент — сервер приложений — сервер СУБД), что позволяет легко и эффективно наращивать мощность системы при необходимости, одновременно обеспечивая большую надежность. Переход к новой технологической базе позволил также организовать прозрачное взаимодействие и передачу данных между различными системами: например из SAP Business One в 1С для ведения бухгалтерского учета. Кстати, такая связка работает у большинства компаний, использующих SAP Business One. Кроме того, возможен импорт данных из СУБД Microsoft SQL Server в Microsoft Excel через ODBC (стандартный протокол обращения к базам данных, позволяющий прозрачно использовать данные приложениям других производителей). Дальше уже в Excel эти данные можно анализировать и «крутить» так, как удобно и привычно руководителю, либо экспортировать их дальше, в другие приложения.