SAP Business One. Строим эффективный бизнес - Михаил Елашкин

«Мы купили SAP Business One не для того, чтобы стать богаче, а для того, чтобы не стать беднее или не вылететь из бизнеса».

Сегодня три менеджера Giftec обрабатывают более 200 документов на отгрузку в месяц, не считая поиска клиентов и проведения сделок. Это достаточно высокая нагрузка, но по утверждению представителей компании SAP Business One существенно облегчил эту часть работы с документами. Это происходит потому, что, когда создан один документ — коммерческое подтвержденное предложение, — все остальные документы легко получаются из него, включая документы строгой отчетности: счет, счет-фактура, товарно-транспортная накладная. Раньше менеджеры выписывали документы и передавали их бухгалтерии, которая заново набивала в программе 1С эти же данные. Три менеджера грузили одного сотрудника бухгалтерии этой ненужной работой, хотя у него были и свои задачи. Теперь эти документы могут быть экспортированы непосредственно из SAP Business One в 1С:Бухгалтерию. Теперь в функции сотрудника бухгалтерии входит не перенос данных с бумажных носителей, а «прием» документов и контроль их. Это происходит с помощью небольшого дополнения, написанного программистом и обеспечивающего передачу данных из таблиц Microsoft SQL Server из приложения SAP Business One в приложение 1С. Это как раз пример того, как изменились возможности программного обеспечения после перехода Giftec c DOS-системы в современную архитектуру. Естественно, что раньше это было просто невозможно.

«Современная архитектура SAP Business One позволяет интегрировать эту систему со множеством других приложений. Раньше у нас был специальный сотрудник, который набивал составленные менеджерами документы в 1С. Сейчас это выполняется автоматически».

Как признает администратор Giftec, первые недели эксплуатации были самыми сложными. Объем усвоенной на тренингах информации был очень большой, и применить его на практике было не всегда легко. Были некоторые проблемы с терминологией и переводом документации, решенные достаточно оперативно.

Для многих компаний важно чтобы система управленческого учета могла свободно оперировать с понятием домашней валюты. Это чисто российское требование. Во всех странах мира домашняя валюта — это валюта той страны, где работает компания И даже если происходит закупка товаров в другой стране, то это рассматривается как операция конвертации, а домашняя валюта остается неизменной.

В России домашней валютой в большинстве случаев является доллар, несмотря на то, что по законодательству расчеты ведутся только в рублях. Это пошло еще с тех времен, когда курс рубля по отношению к доллару постоянно менялся и в счетах писали «действителен в течение трех дней» или «при изменении курса ЦБ более чем на 5% компания оставляет за собой право выставить дополнительный счет» и так далее.

Требование эффективной домашней валюты в системе является исключительно важным для использования управленческого контроля. Если курс рубля изменился на 15% за год, то рубли марта не равны рублям августа, и сложно оценивать и сравнивать между собой операции. Удобством SAP Business One является то, что там можно ввести два типа валюты национальная, которую Giftec определила в рублях, и системная, в качестве которой был выбран доллар. В результате каждая операция, в какой бы валюте она не проходила (рубли, евро, доллары), вызывает к жизни два числа — в рублях и в долларах. Поэтому всегда можно получить отчетность в обеих валютах.

«Основная задержка во внедрении была именно в понимании и настройке этой системы. Для разработчиков SAP это „перевернутая бухгалтерия“ была не очень близка и пришлось разбираться нам вместе с Softline, — говорит Константин Гвильдис. — Представительство SAP нам очень помогало. Не только в этой работе, но и, скажем, в миграции данных в основном справочной информации из старой системы в новую. Это очень важно сделать быстро, так, чтобы переход был как можно быстрее, чтобы не потерять время».

Своей задачей Giftec видит развитие дистрибьюторского бизнеса: привлечение на рынок интересных новых продуктов и обеспечение качественной логистики. В компании отлажена система работы, и фактически они могут привезти и растаможить любой товар, есть возможность доставить его до потребителя, есть финансовая часть, которая обеспечивает эту деятельность, есть коммерческий отдел, который обеспечивает продажи. Основная задача — построить экономически выгодную модель, так чтобы она была рентабельна для компании. И здесь управленческий учет — это требование номер один, а его автоматизация — просто необходимость. Конечно, некоторые вещи ясны и понятны без компьютеризации — если продавать товар запредельно дорого, то его просто не купят, — но управление и анализ необходимы. SAP Business One позволяет компании разделить товары по направлениям, проектам, продуктовым линейкам, и за счет дифференциации, которая может быть любой нужной глубины, можно оценить прибыль по каждому направлению, оборачиваемость средств и другие параметры, критически важные для дистрибьюторского бизнеса.

«Самым лучшим внедренцем может стать та компания, которая сама пережила этот процесс и набралась опыта. Внедрение в однотипной организации она сможет сделать намного лучше, чем профессиональные консультанты, так как люди из этой компании видят бизнес, а не только технологии и схемы, — считает Константин Гвильдис. — Тот, кто продает услуги по внедрению SAP Business One, должен внедрить его у себя и пользоваться им, чтобы понимать, зачем он нужен и как работает. Giftec подписал контракт в конце сентября 2004 года, заработала система в мае 2005, то есть через полгода. Для сравнения, Accpac заработал за месяц. Это связано с тем, что внедрили его люди, сами работающие в такой системе в аналогичном бизнесе. Даже при обучении они рассказывали нам то, что нам действительно было нужно».

Принятие решения о начале проекта SAP Business One в «Инлайн Груп» было самым первым шагом. В компании полностью отсутствовали необходимые люди для выполнения проекта. Первым делом был найден человек, который возглавит это направление работы и наберет необходимых людей. С учетом предыдущего опыта работы в проектах, где участвовала компания «Инлайн Груп», на это должность пригласили Михаила Туровского, который стал заместителем генерального директора компании «Инлайн Груп».

Обычно сроки внедрения систем такого класса намного меньше — от двух недель до двух-трех месяцев, но так как задача состояла не в единичном внедрении у себя в компании, а в приобретении необходимых навыков, сборе команды, способной тиражировать решения, и т.п., а также с учетом высокой конкуренции на рынке предложений по внедрению систем управления, сроки были определены достаточно «гуманные» — 2 года. Дело в том, что для того чтобы предлагать свои услуги по внедрению систем такого класса и назначения, необходимо, чтобы специалисты-консультанты обладали опытом не одного проекта, что невозможно достичь за полгода-год. Тут нужно понимать, что мы можем попасть в заколдованный круг — без опыта нельзя браться за проекты а без проектов не набирается опыт. В связи с этим вспоминается семинар одного из конкурентов SAP в области решений для малого и среднего бизнеса на котором я присутствовал. Нет, все было как обычно но настораживал средний возраст консультантов и руководителей проектов — 25-27 лет. Ничего не имею против этого возраста в целом, но на месте потребителей я бы десять раз подумал. Может быть, лучше пусть такие консультанты тренируются на других компаниях и набирают необходимый опыт? Тут как с врачом — никто не хочет, чтобы его оперировал студент, все хотят профессора, но где набираться опыта студентам? К счастью, опыт работы руководителей проектов достаточно конвертируем, а именно руководители проектов и являются самым важным звеном — их опыт позволяет проекту успешно пройти все стадии. А вот исполнителей можно использовать менее опытных.

Одной из особенностей компании «Инлайн Груп» является очень низкая текучесть кадров. За время работы компании ее коллектив остался практически неизменным. Такая лояльность персонала и его менеджеров говорит о том, что компания строится всерьез и надолго и значительные ресурсы вкладываются в построение эффективной команды В результате отношения в компании почти семейные дружеские. В таких командах многие вопросы решаются достаточно неформально.

Этот подход имеет как положительные, так и отрицательные стороны. Такие отношения позволяют решать эффективно любые новые и сложные задачи. Всегда можно обратиться к любому менеджеру или сотруднику, и он постарается помочь и найти нужное решение. С другой стороны, внедрение любой информационной системы, ориентированной на бизнес-процессы, — это ломка существующих отношений и связей. Как уже неоднократно отмечалось в этой книге процесс перехода на новую систему чаще всего начинается, когда возможностей старой системы уже не хватает. Причем не хватает не кому-либо, а первому человеку в компании, к которому сходятся все информационные потоки. Именно он является главным заказчиком обновления. А вот его правая и левые руки по отдельности, у которых объем информации еще не превысил критического порога, а также все остальные сотрудники, работающие с еще меньшими объемами информации, еще не ощутили проблемы и не испытывают острой необходимости во внедрении новой системы и ломке существующих отношений.