Проектное управление в сфере информационных технологий - Алексей Челяпин

Перечисленные основные факторы влияют на сложность ИТ-проектов по внедрению информационных систем и присутствуют во всех проектах данного вида, однако окончательный набор факторов, их вес и критичность зависят от специфики каждого конкретного проекта.

Руководство ИТ-проектом должно учитывать факторы, определяющие сложность проекта, оказывать управляющее воздействие на них, применяя специфичные для данного вида проектов инструменты управления.

1.3. Что такое проектное управление

Для того, чтобы определить понятие «проектное управление», необходимо дать определение понятию «управление». Управление – это процессы организации, такие, как планирование, мотивация и контроль, которые организация осуществляет в отношении своей деятельности.

Давая такое определение понятию управления надо сделать оговорку, что для целей настоящей книги под организацией мы будем понимать и организацию, как юридическое лицо, и орган государственной власти, и другую форму организации, у которой возникла потребность в достижении своих целей путём реализации проекта.

Деятельность любой организации можно разделить на две части: основную деятельность и обеспечивающую деятельность, направленную на поддержку основной деятельности.

Основная деятельность направлена на достижение стратегических целей организации. Для коммерческих организаций – это деятельность, которая непосредственно связана с получением прибыли (добыча природных ресурсов, производство, наука, сельское хозяйство и проч.). Для некоммерческих организаций – деятельность, реализующая предназначение организации (управление государством, законотворчество, образование, социальное обеспечение и проч.).

Под обеспечивающей деятельностью, как правило, понимают относительно небольшое количество жёстко регламентированных законодательно процессов, осуществляемых организацией, и не направленных напрямую на достижение её целей. К таким процессам можно отнести бухгалтерский и налоговый учёт, управление персоналом, юридическое сопровождение, информационные технологии, обеспечение безопасности и некоторые другие процессы.

Любую деятельность организации можно охарактеризовать в терминах проект, процесс, операция.

Процесс – структурированный набор работ, характеризующийся повторяемостью и направленный на реализацию определённых функций и достижения целей. Процессы характеризуются наличием входящей информации в начале процесса и наличием конкретного результата на выходе процесса. Примеры процессов: бухгалтерский учёт, управление кадрами, управление имуществом, производственный процесс и проч.

Операция – любое экономически или логически обусловленное действие, являющееся составной частью процесса. Пример операции: расчёт заработной платы, валютно-обменные операции, расчёт налога на прибыль, штамповка формы.

Отдельные проекты, процессы и операции могут выполняться как в рамках основной деятельности, так и в рамках обеспечивающей деятельности.

Проекты, которые организация выполняет в отношении своей деятельности, называются ВНУТРЕННИМИ, а проекты, выполняемые по заказу другой организации – ВНЕШНИЕ.

Управление проектами отличается от управления процессами и операциями в части применяемых методов и инструментов управления. Это следует из различия проектной и процессной деятельности.

Процессная (операционная) деятельность направлена на выполнение повторяющихся операций, характеризуется высокой степенью определённости, чётким набором результатов, низкими рисками, отсутствует временное ограничение (процессы могут выполняться в течение всего времени существования организации). Соответственно, процессное управление подходит в тех случаях, где организация достигает своих целей за счёт выполнения стандартизованных и регламентированных процессов.

Проектная деятельность характеризуется повышенным уровнем неопределённости и, следовательно, рисками. Неопределённость может проявляться во всём – в понимании требуемых результатов, оценке сроков и требуемых ресурсов и т. д. Методы и инструменты проектного управления направлены на устранение этих неопределённостей, на упорядочивание деятельности в рамках проекта, на обеспечение контроля и управляемости в процессе получения результата. В этом суть проектного управления.

Проектное управление – это деятельность, основанная на использовании современных научных знаний, навыков, методов, средств и технологий и ориентированная на получение эффективных результатов. Можно сказать, что проектное управление – деятельность по целенаправленному и системному применению методов и инструментов проектного управления для достижения целей проекта.

Таким образом, проектное управление применимо там, где достижение целей организации осуществляется за счёт выполнения проектов и связано с временными и ресурсными ограничениями, а результаты деятельности уникальны. К проектно-ориентированным видам деятельности можно отнести информационные технологии, консалтинг, высокотехнологичное производство, государственное управление и другие.

В дополнение можно сказать, что в виде проектов также целесообразно осуществлять деятельность, связанную с изменениями в организации, например, при изменении структуры организации или процессов её деятельности, а также, если деятельность осуществляется в уникальных условиях, например, требуется уникальный состав команды или к результатам деятельности предъявлен специфический, отличающийся особой сложностью, набор требований и/или ограничений, накладывающих особые условия на подходы к выполнению работ.

Принято считать, что проектное управление появилось в России в 90-х годах 20-го века с открытием отечественного рынка для иностранных компаний. Вместе с приходом иностранных компаний в Россию пришли и стали популяризоваться и заграничные практики управления.

Однако нельзя утверждать, что до 90-х гг. в Советском Союзе, а позднее в Российской Федерации, не было проектной деятельности и проектного управления.

Такая деятельность, несомненно, была, но она не была систематизирована, не было общепринятых на государственном уровне стандартов проектного управления. В отдельных видах деятельности, например, в высокотехнологичных производствах и в оборонном комплексе были свои стандарты проектного управления и применялись методы и инструменты проектного управления и, следует отметить, что эти методы и инструменты, в общем, шли в ногу с развитием проектного управления в наиболее передовых в этом отношении странах.

Все крупные стройки Советского Союза, покорение космоса, развитие обороны страны – всё это можно рассматривать как мегапроекты. Можно дискутировать по поводу «проектности» отдельных методов и инструментов (с учётом особенностей эпохи: отсутствием рыночных механизмов, формированием научных центров на ресурсах ГУЛАГа и т. д.), с помощью которых достигался результат, но то, что такая деятельность содержала основные признаки проекта (уникальность результата, временную и ресурсную ограниченность) – факт.

Проектное управление можно рассматривать как на уровне организации в целом (как систему проектного управления организации), так и в контексте управления конкретным проектом (как систему управления отдельным проектом).

Концепция книги предполагает рассмотрение проектного управления на разных организационных уровнях и разных уровнях проектного управления.

Далее будут рассмотрены как вопросы, связанные с созданием системы проектного управления организации в целом, так и вопросы организации системы управления отдельно взятого проекта.

1.4. Формы организации проектного управления

Принято выделять несколько основных форм организации проектного управления (и управления в принципе как такового): функциональную, матричную, проектную. Кроме того существует множество смешанных форм, компонующих в себе разные элементы основных форм (линейная, штабная, программно-целевая, дивизионная и т. д.).

Форма организации проектного управления влияет на эффективность проектного управления. Выбор формы следует осуществлять с учётом параметров проектной деятельности организации и/или с учётом особенностей конкретного проекта.

Как определить, что действующая форма организации управления эффективна? К основным признакам оптимальной формы организации управления можно отнести:

• небольшое число уровней руководства;

• небольшие подразделения или автономные группы с высококвалифицированным персоналом;

• целенаправленная работа на результат;

• предусмотрение изменений или быстрая реакция на них;

• высокая производительность и низкие затраты – высокая эффективность.