Проектное управление в сфере информационных технологий - Алексей Челяпин

Форма организации проектного управления влияет на эффективность проектного управления. Выбор формы следует осуществлять с учётом параметров проектной деятельности организации и/или с учётом особенностей конкретного проекта.

Как определить, что действующая форма организации управления эффективна? К основным признакам оптимальной формы организации управления можно отнести:

• небольшое число уровней руководства;

• небольшие подразделения или автономные группы с высококвалифицированным персоналом;

• целенаправленная работа на результат;

• предусмотрение изменений или быстрая реакция на них;

• высокая производительность и низкие затраты – высокая эффективность.

Рассмотрим подробнее основные формы организации проектного управления:

Функциональная. Эта форма организации проектного управления характерна для большинства отечественных предприятий. При такой форме проектное управление осуществляется путём кооперирования рабочих групп из специалистов подразделений организации, каждое из которых выполняет набор своих функций в рамках деятельности организации.

Руководитель проекта осуществляет координацию работ специалистов группы и связь между группой и вышестоящим руководством, его основной задачей является организация взаимодействия всех членов группы, контроль за выполнением поставленных задач и решение возникающих проблем и вопросов.

Стратегические вопросы проекта, управление бюджетом лежат на руководстве организации. Функциональная форма организации проектного управления подходит для временного характера проектной деятельности.

Функциональная форма организации проектного управления приведена на рисунке 1.2.

Рисунок 1.2. Функциональная форма организации проектного управления

Преимуществом данной формы организации является возможность привлечения специалистов разных профилей и отсутствие необходимости создания отдельного проектного подразделения, которое потребует дополнительных затрат.

Недостатком же является то, что рабочие группы действуют в определённых рамках одного направления и рассматривают вопросы только предметного плана.

МАТРИЧНАЯ. Матричная форма характеризуется более обособленными структурными элементами проекта. Она связывает в себе вертикальное подчинение руководству компании и горизонтальные связи между участниками работ проекта.

Суть формы состоит в организации проектной группы с включением в неё сотрудников различных подразделений. При матричной форме может быть целесообразно создание организационной единицы для целей обеспечения проектного управления (например, Проектного офиса).

Как правило, матричная форма применяется при временном характере проектной деятельности. После окончания проекта команда проекта, включая руководителя проекта, распускаются.

Роль руководителя проекта при матричной форме организации в зависимости от вида матричной формы может варьироваться от координации работ по проекту до выполнения всех основных функций по управлению проектом, включая стратегию проекта и его бюджет.

Главным достоинством матричной формы проектного управления является высокая гибкость, то есть возможность перераспределения человеческих ресурсов между проектами без изменения структуры работ, а значит, без дополнительных затрат и мобильность в принятии важных решений.

Эффективность такой формы определяется выбранной системой планирования действий, исходя из их приоритетности. Матричная форма имеет множество разновидностей, самые распространённые из них это: слабая, сбалансированная и сильная.

Такое деление происходит на основании степени загруженности сотрудников по каждому из проектов в течение рабочего дня. В процентах это выглядит следующим образом: 0-25 процентов, 15–60 процентов, 50–95 процентов загруженности соответственно.

Матричная форма организации проектного управления приведена на рисунке 1.3.

Рисунок 1.3. Матричная форма организации проектного управления

ПРОЕКТНАЯ. Проектную форму организации проектного управления следует использовать при большом масштабе проекта, определённом количестве участников, сложности работы и при регулярной проектной деятельности.

При таком построении проектного управления рекомендуется создание организационной единицы для поддержки и обеспечения проектного управления (например, Проектного офиса, Дирекции проектного управления и т. д.).

Преимуществами подобной формы являются гибкость в ответ на изменения на рынке и в конкурентной среде, эффективная система управления и контроля за реализацией проекта, полное вовлечение проектных специалистов в работу над проектом.

К минусам проектной формы организации проектного управления относятся более высокая сложность процессов управления проектом, необходимость контролировать и управлять созданной для управления проектом организационной структурой.

Проектная форма организации проектного управления приведена на рисунке 1.4.

Рисунок 1.4. Проектная форма организации проектного управления

Сравнение форм организации проектного управления приведено в таблице 1.1.

Таблица 1.1. Сравнение форм организации проектного управления

1.5. Проектное управление как система

Понимание критериев проектного управления, его назначения и основных принципов недостаточно для эффективного применения проектного управления на практике. Для успешного применения проектного управления необходимо понимание взаимосвязи различных элементов проектного управления, совместно формирующих систему проектного управления, отвечающую требованиям проектной деятельности конкретной организации, учитывающую её специфику.

Что даёт системный подход к проектному управлению конкретной организации?

• Повышение организованности и прозрачности ведения проектов за счёт внедрения инструментов регулярной отчётности и контроля (методология проектного управления в сочетании со специализированным программным обеспечением поддержки процессов проектного управления позволяют формализовать и автоматизировать процессы планирования и отчётности, за счёт чего значительно возрастает уровень контроля исполнения проектов).

• Повышение точности планирования проектов и их результатов (при формировании плановых проектных документов используются единые формы и шаблоны, применяется единая методика их разработки, предъявляются единые требования к содержанию документов).

• Обеспечение возможности своевременно предупреждать отклонения по проектам на основе регулярной отчётности (за счёт запуска процедур регулярного сбора фактической информации по проектам и подготовки отчётности, объём и степень детализации предоставляемой отчётности соответствуют уровням принятия решений, специализированное программное обеспечение поддержки процессов проектного управления позволяет автоматизировать сбор факта, формирование и согласование отчётности).

• Снижение количества ошибок отчётности за счёт использования единого информационного пространства (формирование плановой и отчётной документации по проектам осуществляется по единым правилам с использованием информационной системы на основе разработанных шаблонов и типовых форм).

• Координация и повышение оперативности взаимодействия участников проектной деятельности за счёт:

– единого понимания всеми участниками проектов целей, границ и содержания реализуемых проектов и соответствия реализуемых проектов стратегическим целям Заказчика проекта;

– чёткого определения функций, полномочий, зон ответственности, формализации процедур взаимодействия основных участников проектной деятельности;

– применения специализированного программного обеспечения поддержки процессов проектного управления, обеспечивающего эффективные коммуникации и автоматизированное формирование отчётности.

• Повышение ответственности исполнителей за достижение результатов проектов, а не за выполнение своих функций (все участники проектной деятельности одинаково понимают свои функции, полномочия и зоны ответственности при реализации проектов, а также мотивационные схемы).

• Снижение трудозатрат специалистов, временных и финансовых издержек на управление проектами (специализированное программное обеспечение поддержки процессов проектного управления автоматизирует единые правила выполнения процессов управления и формирование проектных документов на основе типовых форм).

В целом внедрение системы управления проектами повышает эффективность достижения организацией своих целей за счёт применения проектного управления.