Проектное управление в сфере информационных технологий - Алексей Челяпин

Особенностью реализации ИТ-проектов крупными отечественными корпорациями и органами исполнительной власти является наличие специализирующейся в сфере ИТ дочерней организации, на которую возлагаются обязанности по реализации программ и проектов по информатизации. Наличие выделенной компании не является правилом и зависит от количества и масштаба реализуемых организацией проектов.

Рисунок 1.6. Ролевая модель проектного управления

По мере усложнения проекта на разных уровнях управления проектом целесообразно вводить дополнительные поддерживающие управление проектом организационные структуры – проектные и программные офисы, координационные комитеты, центры компетенций и т. д.

Участники проекта в структуре управления проектом располагаются на разных уровнях управления проектом. Состав уровней управления проектом приведён на рисунке 1.7.

Рисунок 1.7. Уровни управления проектом

Каждый уровень управления проектом характеризуется детализацией формулировки целей проекта, своим горизонтом планирования, периодичностью и детальностью контроля.

• Уровень определения идеи и целей проекта. Этот уровень можно охарактеризовать как стратегический уровень управления проектом. Здесь рождается идея проекта – как самостоятельного предприятия, или как составной части программы или портфеля проектов, реализуемых организацией, происходит обоснование проекта и формулировка его целей, утверждение лимитов денежных средств на проект и сроков его реализации. Детализация планов – минимальная, периодичность контроля – максимальная, по вехам и целевым показателям. Как правило, на этом уровне находится руководство организации – Заказчика проекта.

• Уровень формализации проекта и тактического управления проектом. Предназначение данного уровня – формализация проекта в виде конкретного договора или контракта и управление его выполнением на том уровне детализации, который определён договором или контрактом. Контроль хода работ на уровне целевых и контрольных показателей проекта, в соответствии с укрупнённым планом проекта, на уровне вех и контрольных точек. На этом уровне обычно действует куратор проекта от Заказчика.

• Уровень оперативного управления проектом. На этом уровне действует руководитель проекта. Руководитель проекта может быть штатным сотрудником Заказчика, может быть наёмным сотрудником, а может быть сотрудником организации – Исполнителя по договору на выполнение работ по проекту. В тех случаях, когда выполнение проекта требует привлечения большого количества трудовых ресурсов, например консультантов, а организация – Исполнитель по договору или контракту не располагает нужным количеством ресурсов, или не имеет каких-либо важных компетенций для выполнения проекта, существует практика привлечения к выполнению проекта субподрядчиков. Тогда организация – Исполнитель может взять на себя функции координатора работ субподрядчиков. Параллельно организация – Исполнитель может сама принимать участие в выполнении части работ по проекту. Наличие этого уровня управления определяется исходя из специфики конкретного проекта. Детальность планирования и контроля работ зависит от специфики проекта, но обычно они на этом уровне максимально детальные.

• Уровень исполнения проекта. На этом уровне осуществляется непосредственное выполнение работ по проекту. Детализация работ проекта – максимальная, периодичность контроля и отчётности – минимальные. Обычно на этом уровне управления проекта располагаются исполнители-субподрядчики или рабочие группы по направлениям работ проекта.

Выделение уровней управления проектом помогает соотнести участников проекта и их роли с соответствующими их уровням и ролям инструментами и методами управления, точнее осуществить привязку ролей проектного управления к уровням организационной структуры организации.

1.5.3. Процессы проектного управления

Описание процессов проектного управления и их регламентация необходимы, чтобы определить, кто, как и когда совершает действия, связанные с проектным управлением, и носят прикладной характер. Как упоминалось выше, процессы характеризуются наличием входящей информации в начале процесса и наличием конкретного результата на выходе процесса.

Процессы проектного управления должны быть описаны в привязке к определённым объектам проектного управления (проектам, программам, портфелям) и к организационно-ролевой модели проектного управления.

Предметом рассмотрения данной книги будут являться процессы, относящиеся к управлению проектом. Управление программами и портфелями будет упоминаться укрупнённо и только для сохранения целостности концепции системы проектного управления.

До того, как приступить к описанию процессов, необходимо понять, какие процессы включать в рамки проектного управления, а какие нет. PmBok и другие популярные стандарты проектного управления предлагают группировать процессы, основываясь на этапах жизненного цикла проекта, начиная с группы процессов инициации проекта и заканчивая группой процессов завершения проекта.

Для некоторых организаций такой подход может оказаться неприемлемым по причинам, связанным с особенностями осуществления инициации проектов и их завершения у этих организаций.

Зачастую процессы инициации проекта не включаются в жизненный цикл проекта, т. к. проект может быть инициирован извне, а информация о необходимости его выполнения доводиться до организации-исполнителя в директивном порядке (например, в случае реализации Государственных программ). В других случаях, помимо фазы завершения проекта, требуется определение такой фазы как «постпроект», требуемой в случае выполнения сложных проектов для мониторинга за состоянием и для доработки результатов проекта после их формальной передачи заказчику.

Этапы жизненных циклов разных проектов могут отличаться в рамках проектной деятельности одной организации в зависимости от видов реализуемых проектов.

Не все процессы проектного управления могут выполняться в рамках проектной деятельности конкретной организации. Часть процессов может выполняться функциональными подразделениями в рамках текущей деятельности (например, управление закупками, управление договорами).

Общий принцип определения процессов проектного управления – их соотнесение с ролями команды управления проектом. Не выполняемые командой проекта процессы – за рамками проектного управления.

Следует отделять процессы проектного управления, выполняемые в рамках этапов жизненного цикла проекта, от процессов, не выполняемых в рамках этапов жизненного цикла проекта. Первые процессы можно определить как ОСНОВНЫЕ, вторые – как ПОДДЕРЖИВАЮЩИЕ проектное управление. Общий состав процессов проектного управления приведён на рисунке 1.8.

При создании системы проектного управления регламентацию и внедрение процессов проектного управления следует проводить, начиная с таких основных процессов, как Календарное планирование, Формирование и предоставление отчётности и таких поддерживающих процессов, как Паспортизация и учёт проектов, Подготовка совещаний и протоколирование, Контроль за исполнением проектных решений.

Выбор формата описания процессов зависит от предпочтения заказчика и от удобства использования того или иного формата в конкретном случае. Описание процессов рекомендуется выполнять как минимум в текстовом и табличном видах, по возможности дополнив описанием в виде диаграммы или модели процесса, описанной в одном из распространённых форматов описания процессов (например, ЕРС- Event Driven Process Chain – нотация описания цепочки процесса, управляемого событиями).

Пример описания процесса в табличном виде приведён в таблице 1.2. Примеры описания процесса в виде схемы процесса в формате ЕРС и дорожечной диаграммы приведены на рисунках 1.9. и 1.10.

К разработанным регламентам выполнения процессов проектного управления рекомендуется прилагать формы рабочих документов (отчётов, реестров, планов и т. д.).

Рисунок 1.8. Состав процессов проектного управления

Для сложных процессов, требующих специализированных навыков и инструментов выполнения, целесообразно разрабатывать методики, описывающие, как и с помощью каких методов выполняется конкретный процесс или операция.

К процессам, требующим разработки методик их выполнения, можно отнести такие процессы, как Календарное планирование, Управление изменениями, Управление рисками, Приоритезация проектов и другие.

Рисунок 1.9. Пример описания процесса в виде диаграммы ЕРС

Таблица 1.2. Пример табличного описания процесса